Okazjonalna praca zdalna – najważniejsze informacje dla pracodawców

Czym jest okazjonalna praca zdalna?

Okazjonalna praca zdalna to szczególna forma podejmowania obowiązków służbowych poza stałym miejscem zatrudnienia, najczęściej w domu. W przeciwieństwie do klasycznej pracy zdalnej lub hybrydowej nie ma ona jednak charakteru stałego, lecz incydentalny, a wszelkie formalności są znacznie uproszczone. Najczęściej taki wariant znajduje zastosowanie w sytuacjach losowych lub gdy pracownik z dowolnego powodu (np. przebitej opony, rozładowanego akumulatora, gwałtownej śnieżycy) nie może stawić się w firmie, ale jest w stanie realizować swoje zadania na odległość. Każdy pracownik – bez względu na wymiar etatu – ma prawo wnioskować o 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej rocznie (nie dotyczy to oczywiście osób współpracujących z firmą na podstawie umów cywilnoprawnych, jak umowa zlecenia czy o dzieło).  

Zasady dotyczące pracy zdalnej (w tym okazjonalnej) zostały wprowadzone do Kodeksu pracy nowelizacją z 1 grudnia 2022 roku i obowiązują od 7 kwietnia 2023 roku. Ustawodawca zwrócił uwagę, że wiele osób potrzebuje możliwości pracy z domu jedynie sporadycznie, a objęcie takich przypadków pełnym reżimem pracy zdalnej byłoby zbyt uciążliwe dla pracodawców. Stąd powstało uproszczone rozwiązanie z limitem 24 dni i znacznie mniejszą liczbą formalności. Podstawą prawną okazjonalnej pracy zdalnej jest artykuł 67(33) Kodeksu pracy.  

Jego najważniejsza zasada głosi, że taki wariant pracy stosuje się tylko na wniosek pracownika – to on zwraca się do pracodawcy z prośbą o umożliwienie wykonywania swoich obowiązków poza biurem. Choć trudno na razie o precyzyjne statystyki pokazujące, ile osób faktycznie korzysta z okazjonalnej pracy zdalnej, rozwiązanie to wydaje się atrakcyjne dla polskich firm. Ze sprawozdania PIP za 2024 rok wynika, że była to najczęściej wykorzystywana forma pracy zdalnej w kontrolowanych podmiotach – stosowało ją 56% z nich (hybrydową – 51%, całkowitą – 44%, a na polecenie pracodawcy – 6%). Takie wyniki sugerują, że wielu pracodawców postrzega okazjonalną pracę zdalną jako wygodne narzędzie pozwalające reagować na pojedyncze sytuacje losowe bez negatywnego wpływu na funkcjonowanie organizacji.  

Czym różni się „zwykła” praca zdalna od okazjonalnej? Zasady i regulacje prawne

Home office upowszechnił się już na tyle, że nikogo nie dziwią służbowe spotkania prowadzone w kuchni czy wideokonferencja łącząca członków zespołu z dziesięciu różnych lokalizacji na świecie. Można by zakładać, że okazjonalna praca zdalna działa na tych samych zasadach, co zwykła. W rzeczywistości różnice są dość istotne.  

W przypadku standardowego trybu home office pracodawca musi zadbać o szereg formalności. Konieczne jest m.in. uzgodnienie warunków zatrudnienia w porozumieniu zbiorowym lub regulaminie, pokrycie kosztów ponoszonych przez pracownika (Kodeks pracy wymienia tu m.in. koszty usług telekomunikacyjnych i energii elektrycznej) czy zapewnienie mu wsparcia technicznego na wypadek problemów ze sprzętem, oprogramowaniem itp.. Przy okazjonalnej pracy zdalnej ustawodawca znacząco uprościł procedury. Nie trzeba tworzyć odrębnego regulaminu, prowadzić całej dokumentacji wymaganej przy stałej pracy zdalnej ani dbać o dostarczenie pracownikowi sprzętu czy pokrycie kosztów energii elektrycznej. Mniejsza liczba formalności nie oznacza jednak całkowitego braku obowiązków.  

Pracodawca musi przede wszystkim rozpatrzyć wniosek pracownika (zgoda lub odmowa) oraz przekazać mu informacje na temat organizacji miejsca pracy poza siedzibą firmy czy ochrony danych. Powinien również przygotować ewentualną ocenę ryzyka zawodowego dla danego stanowiska. Po stronie pracodawcy jest ponadto prowadzenie ewidencji wykorzystanych dni w trybie okazjonalnej pracy zdalnej, co pozwala kontrolować ich roczny limit (24) i prawidłowo wystawić świadectwo pracy. Należy w tym celu wdrożyć wewnętrzną procedurę ewidencji, np. moduł w systemie kadrowo-płacowym, tabelę w Excelu czy archiwizację wniosków.  

A co z kontrolami? Artykuł 67(33) Kodeksu pracy stanowi, że kontrola wykonywania pracy zdalnej „w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrola przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, odbywa się na zasadach ustalonych z pracownikiem”.  

Jak zgłosić i uzyskać zgodę na okazjonalną pracę zdalną?

Wniosek o okazjonalną pracę w trybie zdalnym musi być złożony przez pracownika – w formie papierowej lub elektronicznej, np. mailowo lub przez system kadrowy. Jak już pisaliśmy wcześniej, pracodawca nie może samodzielnie narzucić takiego rozwiązania. Po jego stronie jest natomiast rozpatrzenie wniosku, czyli jego przyjęcie lub odrzucenie.  

Wniosek pracownika powinien zawierać:  

• datę lub zakres dat wykonywania pracy zdalnej – dni można wykorzystywać pojedynczo lub blokami (np. 3–4 dni z rzędu), a nawet w całym wymiarze 24 dni naraz,  
• miejsce wykonywania pracy – np. adres zamieszkania lub inne wybrane miejsce,  
• ewentualne uzasadnienie – np. oczekiwanie na wizytę serwisanta, ważna sprawa osobista, konieczność opieki nad dzieckiem lub innym członkiem najbliższej rodziny itp.  

Nie jest ono obowiązkowe, ale często ułatwia przełożonemu podjęcie decyzji.  

Przepisy nie wskazują, z jakim wyprzedzeniem należy złożyć wniosek. W wielu firmach przyjmuje się jednak, że warto to zrobić przynajmniej dzień wcześniej. Oczywiście nie zawsze jest to możliwe – życie lubi zaskakiwać, a sytuacji losowych nie da się przewidzieć. Samo złożenie wniosku nie oznacza automatycznej zgody. Przełożony może go odrzucić z przyczyn organizacyjnych, ze względu na rodzaj wykonywanej pracy lub z innego powodu. Trudno wyobrazić sobie przecież home office magazyniera, operatora koparki czy pielęgniarki. Odmowa nie może jednak naruszać zasady równego traktowania.  

Co ważne, w przeciwieństwie do standardowej pracy zdalnej, przy okazjonalnej pracodawca nie ma obowiązku przychylenia się do wniosku nawet wtedy, gdy składa go osoba, której przysługują szczególne uprawnienia, np. pracownica w ciąży, rodzic dziecka do czwartego roku życia czy opiekun osoby z niepełnosprawnością. Regulacje, które standardowo obejmują pracowników z tych grup nie mają zastosowania przy okazjonalnej pracy zdalnej.  

Miejsce realizowania zadań służbowych musi zostać uzgodnione z pracodawcą. Najczęściej jest to adres zamieszkania pracownika, ale przepisy nie ograniczają się wyłącznie do domu. We wniosku można wskazać na przykład hotel podczas wyjazdu, mieszkanie członka rodziny albo wynajmowany apartament. Pracodawca raczej nie wyrazi zgody na miejsce, które w jego ocenie narusza bezpieczeństwo danych i informacji służbowych lub warunki BHP albo wyklucza skuteczne realizowanie obowiązków. Zgłoszenie plaży albo restauracji prawie na pewno skończy się odmową.  

Limit 24 dni – jak go liczyć i co się dzieje po jego wykorzystaniu?

Najbardziej charakterystycznym elementem okazjonalnej pracy zdalnej jest limit 24 dni w roku kalendarzowym. Wiele osób błędnie zakłada, że zależy on od wymiaru etatu, ale przy tym rozwiązaniu nie ma znaczenia, czy ktoś jest zatrudniony na cały etat, pół czy jedną czwartą – limit jest w każdym przypadku taki sam.  

Przy zmianie pracodawcy w trakcie roku uwzględnia się dni już wykorzystane w poprzedniej firmie. Przykładowo, jeśli pracownik podejmował okazjonalną pracę zdalną przez 10 dni od stycznia do czerwca, a w lipcu zmienił pracodawcę, w nowej firmie zostanie mu do końca roku jeszcze 14 dni. Informacja o liczbie wykorzystanych dni znajduje się w świadectwie pracy. Właśnie dlatego należy dokładnie monitorować wykorzystanie limitu i prowadzić jego bieżącą ewidencję.  

Po przekroczeniu 24 dni nie można już korzystać z uproszczonych zasad przewidzianych dla okazjonalnej pracy zdalnej. Jeżeli obie strony chcą kontynuować pracę poza biurem, konieczne staje się przejście na standardowy model zdalny. Wówczas pojawiają się dodatkowe obowiązki po stronie pracodawcy, w tym m.in. rozliczanie kosztów, organizacja stanowiska pracy czy zapewnienie narzędzi.  

Najczęstsze wyzwania związane z okazjonalną pracą zdalną i jak sobie z nimi radzić

Choć okazjonalna praca zdalna pozwala elastycznie reagować na nieprzewidziane sytuacje, nie oznacza całkowitej swobody. Zarówno pracownicy, jak i pracodawcy mogą napotkać pewne trudności organizacyjne. Na szczęście większości z nich można łatwo zapobiec.  

• Rozliczanie czasu pracy. Niektórzy pracownicy błędnie zakładają, że skoro wykonują zadania z domu, mogą samodzielnie decydować o tym, kiedy to robią. Okazjonalny home office nie zmienia jednak zasad dotyczących rozliczania godzin pracy, nadgodzin czy przerw – obowiązują one tak samo, jak na terenie zakładu pracy. Pracownik nadal powinien być dostępny w ustalonym czasie i przestrzegać harmonogramu. Aby uniknąć nieporozumień (lub problemów z organami kontrolnymi), najlepiej wcześniej ustalić sposób potwierdzania obecności, np. przez logowanie się do systemu, wysłanie wiadomości do przełożonego lub odnotowanie rozpoczęcia pracy w aplikacji.  
• Ochrona danych i poufnych informacji. Praca wykonywana poza biurem – zwłaszcza w miejscach publicznych – zwiększa ryzyko przypadkowego ujawnienia danych osobowych lub informacji służbowych. Pracodawca powinien wcześniej przekazać zespołom wytyczne dotyczące ochrony danych. Podstawowe zasady bezpieczeństwa, jak blokowanie komputera podczas nieobecności przy stanowisku, korzystanie z zabezpieczonych sieci internetowych czy unikanie prowadzenia poufnych rozmów przy innych osobach powinno być oczywistością dla każdego pracownika.  
• Kontrola warunków pracy. Kwestia kontroli w prywatnym domu wydaje się kontrowersyjna, ale przepisy pozwalają pracodawcy sprawdzić, czy obowiązki są realizowane zgodnie z zasadami (w tym BHP). Nie oznacza to jednak, że przełożony może nagle „wpaść” z niezapowiedzianą wizytą. Wszelkie działania kontrolne powinny być wcześniej uzgodnione z pracownikiem i przeprowadzane z poszanowaniem jego prywatności. Zwykle stosuje się rozwiązania mniej inwazyjne niż odwiedziny, np. rozmowy online czy zdalne potwierdzenia.  
• Komunikacja z zespołem. Podczas home office łatwo przeoczyć informacje, które normalnie zostałyby przekazane przy biurku. Dotyczy to zwłaszcza osób sporadycznie korzystających z okazjonalnej pracy zdalnej, które nie są przyzwyczajone do nietypowych warunków komunikacji. Warto wdrożyć dobre praktyki (regularne sprawdzanie komunikatorów, poczty elektronicznej czy kalendarza spotkań) oraz poinformować resztę zespołu, że jeden ze współpracowników będzie danego dnia pracował z domu.  
• Ergonomia stanowiska pracy. Kto na co dzień ma home office, z bólu pleców się nie śmieje. Pokusa pracy „na chwilę” w kuchni czy na kanapie jest silna, ale dość szybko kończy się przeciążeniami. Dlatego nawet podczas okazjonalnej pracy zdalnej należy zadbać o podstawowe zasady ergonomii. Monitor powinien znajdować się na wysokości wzroku, krzesło zapewniać stabilne podparcie pleców, a stanowisko być odpowiednio oświetlone. Krótkie przerwy od komputera czy zmiana pozycji co kilkadziesiąt minut również podnoszą komfort pracy.  

Podsumowanie: korzyści pracy zdalnej dla pracownika i pracodawcy

Okazjonalna praca zdalna to jedno z najbardziej elastycznych rozwiązań dostępnych w polskim prawie pracy. Pozwala pracownikom pogodzić obowiązki zawodowe z nagłymi sytuacjami życiowymi, a jednocześnie nie wymusza na firmach całkowitej reorganizacji modelu zatrudnienia. Pracownikom zapewnia to większą swobodę w okolicznościach, których nie da się przewidzieć, a pracodawcom daje możliwość zachowania elastyczności bez przymusu wdrażania wszystkich procedur wymaganych przy standardowej pracy zdalnej. Jednym słowem to rzadki przypadek przepisów, który podoba się wszystkim.