Prezenty świąteczne mogą być świetnym sposobem promocji firmy. Sprawdź, kiedy takie wydatki można ująć w kosztach podatkowych. Dowiedz się, kiedy prezent dla kontrahenta stanowi podstawę do odliczenia VAT. Zobacz, jaki jest limit zwolnienia z podatku.
Prezenty świąteczne dla klientów i kontrahentów – dlaczego warto je dawać?
Czy znasz kogoś, kto nie lubi dostawać prezentów? Większość osób uwielbia ten dreszczyk emocji przy rozpakowywaniu prezentu. Ta chwila niepewności, co jest w środku. Co ważne, dotyczy to nie tylko prezentów dla bliskich nam osób. Prezent dla kontrahenta może powodować takie same pozytywne odczucia.
Jest kilka ważnych powodów, dla których prezent dla kontrahenta to świetny pomysł na reklamę firmy:
- Budowanie relacji,
- Wzmacnianie lojalności,
- Poprawa wizerunku marki.
Świąteczny prezent dla kontrahenta jest swego rodzaju wyrazem uznania. Pomaga to budować długotrwałe relacje. Taki prezent jest przypomnieniem, że firma ceni współpracę swoich partnerów biznesowych.
Natomiast w odniesieniu do klientów, wręczanie prezentów może przełożyć się na długotrwałą współpracę. Klienci otrzymujący prezenty świąteczne czują się bardziej związani z firmą, która ich obdarowała. Taki gest jest wyrazem troski i szacunku. Zgodnie z zasadą wzajemności zwiększa to szansę na powtarzalność zakupów. A to z perspektywy biznesowej jest sporą korzyścią.
Omawiając poprawę firmowego wizerunku koniecznie trzeba wspomnieć o emocjach. To one często sprawiają, w jaki sposób postrzegamy daną markę. Jeśli prezent dla kontrahenta będzie starannie dobrany, to będzie kojarzył on daną markę z profesjonalizmem i dbałością o szczegóły.
Tu można pójść krok dalej i pokusić się o personalizację takiego upominku. Dzięki temu prezent dla kontrahenta czy klienta wywoła jeszcze silniejsze emocje. W końcu każdy lubi, gdy inni postrzegają go jako kogoś wyjątkowego. Z pewnością przyczyni się to do wywarcia pozytywnego wrażenia.
Prezent dla kontrahenta a koszty uzyskania przychodu
Żeby odpowiedzieć na pytanie, czy prezent dla kontrahenta może być kosztem uzyskania przychodu trzeba najpierw ustalić, czy taki upominek ma charakter reklamowy, czy też reprezentacyjny. Taki obowiązek wynika z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT oraz z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, które to przepisy zabraniają ujmowania w kosztach podatkowych wydatków reprezentacyjnych.
Co ciekawe, w przepisach nie ma definicji reprezentacji, więc w tym przypadku trzeba sięgnąć do wykładni językowej. W związku z tym za reprezentację można uznać wszystkie wydatki, które mają na celu głównie wykreowanie pozytywnego wizerunku firmy czy też uwypuklenie jej zasobności.
Dlatego, jeśli prezent dla kontrahenta zostanie uznany za koszt reprezentacji, to takiego wydatku nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Jest jednak pewna furtka, która pozwala na ujęcie w kosztach upominków dla kontrahentów. Jest to możliwe wtedy, gdy prezent dla kontrahenta będzie zaliczony do kosztów reklamy.
Jak zatem jednoznacznie rozstrzygnąć kwestię prezent dla kontrahenta a koszty uzyskania przychodu? Najważniejsze znaczenie ma cel takiego prezentu. Jeśli głównym zadaniem takiego upominku będzie wykreowanie pozytywnego wizerunku marki, to będzie to koszt reprezentacji. Ale jeśli będzie miał on za zadanie zachęcenie do skorzystania z oferowanych towarów lub usług, to taki wydatek będzie miał charakter reklamowy.
Idealnym przykładem pozwalającym na rozróżnienie kosztów reklamy od kosztów reprezentacji są prezenty świąteczne dla kontrahentów. Jeśli prezent będzie zawierał logo firmy, to co do zasady można zaliczyć go do kosztów reklamowych. Natomiast prezent bez logo firmy wręczającej prezent będzie kosztem reprezentacji, bo w tym wypadku jego celem będzie wywołanie dobrego wrażenia, a nie promowanie produktów czy usług darczyńcy.
Skoro wyjaśniliśmy już zagadnienie upominki dla kontrahentów a KUP, to pora teraz przejść do kwestii zakup prezentu dla kontrahenta a prawo do odliczenia VAT.
Upominki dla kontrahentów a VAT – co mówi prawo?
Jeśli zastanawiasz się nad kwestią prezenty dla kontrahentów a VAT, to wyjaśnienie znajdziesz w ustawie o VAT. Art. 7 ust. 2 tego aktu prawnego mówi, że za dostawę towarów uważa się też nieodpłatne przekazanie towarów, o ile przy ich nabyciu, imporcie czy wytworzeniu przysługiwało przedsiębiorcy prawo do częściowego lub całkowitego obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.
Oznacza to, że co do zasady, jeśli firma kupując, importując lub wytwarzając prezent dla kontrahenta odliczyła sobie, choćby w części, podatek VAT, to wręczając taki prezent musi naliczyć i odprowadzić podatek VAT od całej jego wartości.
Na szczęście w przepisach przewidziano 2 wyjątki. Oba dotyczą prezentów o małej wartości. Definicja takich prezentów znajduje się w ustawie o VAT w art. 7 ust. 4. Zawarto tam pewne wymagania dotyczące prezentów o wartości do 20 zł oraz od 20 do 100 zł.
Omawiając zagadnienie upominki dla kontrahentów a vat najpierw przyjrzymy się upominkom o wartości nieprzekraczającej 20 zł. Wręczanie takich prezentów będzie zwolnione z VAT, jeśli ich przekazanie ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Przykładem takich prezentów mogą być długopisy, notatniki, breloczki czy inne gadżety reklamowe o wartości do 20 zł. Wręczając tego typu prezent dla kontrahenta nie trzeba znać jego danych osobowych.
Drugą z możliwości, która zwalnia prezent dla kontrahenta z obowiązku odprowadzenia podatku VAT jest wręczenie upominku o wartości do 100 zł. Jednak w tym przypadku trzeba spełnić pewne dodatkowe warunki.
Konieczne jest prowadzenie ewidencji osób, którym w danym roku wręczyło się takie prezenty. Ich łączna wartość nie może przekroczyć kwoty 100 zł netto. Oznacza to, że przy ustalaniu wartości, jaką ma pojedynczy prezent dla kontrahenta, nie uwzględnia się podatku VAT. Trzeba jednak sumować wartość wszystkich prezentów przekazanych na rzecz danej osoby w roku kalendarzowym.
Prezenty dla klientów i kontrahentów a koszty podatkowe
Zarówno prezent dla kontrahenta, jak i prezent dla klienta może stanowić koszt podatkowy, o ile nie będzie zaliczał się do kosztów reprezentacji. Warto jednak pamiętać, że jeśli przedsiębiorca przekazuje jako prezent alkohol, to wydatek na jego zakup nie może być uznany za koszt podatkowy. Będzie tak nawet w przypadku, gdy na butelce z alkoholem umieszczono logo firmy przekazującej taki prezent.
Taki sposób postępowania wynika z ustaw o PIT i CIT. W obu tych aktach prawnych zapisano wprost, że wydatki na zakup napojów alkoholowych stanowią koszty reprezentacji. Więc w tym wypadku umieszczenie logo na sprezentowanym alkoholu nie sprawi, że taki upominek będzie miał charakter reklamowy.
Skoro omówiliśmy już temat prezenty dla klientów a koszty, to warto teraz sprawdzić kiedy po stronie obdarowanego pojawi się podatek dochodowy.
Do jakiej kwoty prezent dla kontrahenta będzie bez podatku?
Warto pamiętać, że limity wynikające z ustawy o VAT i ustawy o podatku dochodowym nie pokrywają się. Dlatego o ile przy podatku VAT wartością graniczną jest 100 zł, o tyle przy podatku dochodowym limit to 200 zł. W związku z tym prezenty powyżej 200 zł dla kontrahenta będą wiązały się z obowiązkami podatkowymi.
Zgodnie z wyjaśnieniami, które można znaleźć na stronie Ministerstwa Finansów, to na obdarowanym spoczywa obowiązek zapłaty podatku. Nie znaczy to jednak, że podmiot, który wręcza prezent, nie ma żadnych obowiązków.
Zgodnie z przepisami firma po wręczeniu osobie fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej, prezentu o wartości powyżej 200 zł, powinna na koniec roku wystawić informację PIT-11. Czasami może to być nieco problematyczne, bo wiąże się to z koniecznością pozyskania danych osobowych potrzebnych do uzupełnienia wspomnianego wyżej formularza.
Są dwa rozwiązania, które ułatwią życie przedsiębiorcom wręczającym prezent dla kontrahenta. Po pierwsze warto pamiętać, do jakiej kwoty prezent bez podatku może być wręczony zarówno osobom fizycznym – jest to 200 zł brutto.
Po drugie, prezent dla kontrahenta, który jest osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą lub osobą prawną, czyli np. spółką z o.o. czy spółką akcyjną, nie wiąże się z obowiązkiem informacyjnym. To obdarowany powinien wykazać przychód i odprowadzić od niego podatek.
Dlatego często stosowaną praktyką, jeśli chodzi o prezent dla kontrahenta, jest przekazywanie prezentów nie bezpośrednio na rzecz osób fizycznych, ale na rzecz firm, w których te osoby pracują. W takim wypadku problem ewentualnego opodatkowania takiego prezentu jest przerzucony na pracodawcę takiej osoby.
