Optymalizacja kosztów w firmie to częsty temat rozmów i ważny cel stawiany kadrze zarządzającej. Zredukowanie wydatków przy zachowaniu właściwej efektywności i skuteczności w działaniu nie jest zadaniem łatwym, ale bardzo potrzebnym – praktycznie w każdym dziale. Co to znaczy optymalizacja? Jakie zmiany wprowadzić w zarządzaniu organizacją, żeby osiągnąć właściwy efekt? Zobacz praktyczne porady!
Optymalizacja kosztów co to znaczy?
Optymalizacja często budzi wśród pracowników złe skojarzenia. Nic dziwnego. Mówiąc o optymalizacji zatrudnienia często ma się na myśli po prostu zwolnienia, zaś optymalizacja podatkowa może oznaczać wypchnięcie pracowników z umów o pracę na umowy cywilno-prawne. Te przykłady nie powinny jednak przysłaniać prawdziwego celu i charakteru działań optymalizacyjnych. W rzeczywistości skłonność do optymalizowania wydatków nie powinna budzić lęku. W dłuższej perspektywie takie działania przynoszą wiele korzyści firmie i zatrudnionym tam pracownikom.
Jako optymalizację należy rozumieć przede wszystkim:
- odpowiedni dobór procesów i narzędzi – dzięki temu można będzie zrezygnować z niepotrzebnych procedur, wyeliminować błędy, przyśpieszyć wykonywanie prostych, powtarzalnych zadań, które do tej pory niepotrzebnie zajmowały dużo czasu.
- rezygnację z niepotrzebnych kosztów – często w firmach marnotrawi się wiele zasobów, nawet całkowicie nieświadomie. Może się okazać, że firmowe karty są regularnie obciążane nieużywaną już subskrypcją na usługi cyfrowe, kupowane są niepotrzebne rzeczy, a opłaty za naprawy i serwis niektórych urządzeń są wyższe niż wymiana ich na nowy model. To wszystko da się sprawdzić i zoptymalizować!
Największe korzyści, które niesie optymalizacja kosztów
Optymalizacja kosztów w firmie przynosi wiele dobrego.
- Więcej gotówki: przedsiębiorstwo ma więcej środków na inwestycje, marketing, rekrutację lub rezerwę na trudniejsze czasy.
- Większa rentowność: obniżenie kosztów bez spadku jakości = wyższa marża na każdej sprzedaży.
- Większa elastyczność w działaniu: łatwiej dostosować się do zmian rynku, gdy firma niższe stałe koszty.
- Konkurencyjność cenowa: można zejść z ceną i nadal zarabiać.
- Lepsze warunki dla inwestorów/kredytów: stabilne finanse = wyższa wiarygodność w oczach banków i potencjalnych inwestorów.
- Lepsze zarządzanie ryzykiem: firma z niższymi kosztami szybciej dostosuje się w kryzysie (np. spadek przychodów nie zabije jej tak szybko).
Optymalizacja kosztów w firmie – najlepsze sposoby
W każdej organizacji optymalizacja kosztów może przebiegać inaczej. Wiele zależy tu od specyfiki konkretnej branży, otoczenia konkurencyjnego, strategii biznesowej, wewnętrznych procedur i nastawienia pracowników. Konkretne rozwiązania, których celem jest optymalizacja kosztów w firmie mogą być rozmaite, natomiast warto wymienić uniwersalne sposoby, które mają prowadzić do osiągania sukcesów w tej dziedzinie.
Outsourcing usług – pod tą nazwą kryje się przekazywanie zadań i procesów zewnętrznym podmiotom. Dzięki temu rozwiązaniu nie trzeba mieć w firmie dedykowanej osoby zajmującej się konkretnym zagadnieniem, ponieważ wybranym obszarem zajmą się specjaliści z zewnątrz, rozliczając się za projekt lub liczbę godzin pracy. Najczęściej outsourcing dotyczy sprzątania, usług księgowych, doradztwa prawnego, różnych usług IT. Formą outsourcingu jest także korzystanie z pomocy agencji marketingowych lub freelancerów, gdy dział marketingu jest niewielki. Powszechną praktyką jest także zlecanie na zewnątrz prac graficznych.
Zmiana dostawcy – na konkurencyjnym rynku sposobem na oszczędności może być zmiana dostawcy. Dobrze wiedzą o tym osoby, które chcą zmienić dostawcę telefonii komórkowej. Bardzo często podmioty telekomunikacyjne mają bardzo atrakcyjną ofertę dla nowych klientów, wiec kuszą rabatami i promocjami, żeby przenieść tam swój numer. Częsta zmiana dostawców może być jednak pułapką, jeśli w parze ze zmianą partnera na tańszego idzie także spadek jakości!
Negocjowanie warunków współpracy – to mniej radykalna metoda niż rezygnacja z dotychczasowego dostawcy usług czy produktów. Często dzięki negocjacjom można uzyskać znacznie korzystniejsze warunki współpracy niż te przedstawione w pierwotnej propozycji. Pamiętajmy o tym, że optymalizacja kosztów dzięki negocjacjom to nie tylko obniżenie stawki do zapłacenia, ale również zmiana terminów płatności albo uzyskanie dodatków i rabatów na inne produkty i usługi od tego samego dostawcy.
Korzystanie z programów lojalnościowych – często robimy to w prywatnym życiu, w biznesie ta metoda także się sprawdza. Konsekwentne korzystanie z usług jednego partnera może dawać wiele korzyści. Dzięki zgromadzonym punktom najczęściej można liczyć na zniżki albo gratisy.
Automatyzacja – zazwyczaj niesie za sobą wielkie możliwości, szczególnie w erze AI. Optymalizacja kosztów dzięki automatyzacji oznacza rezygnację z powtarzalnych, czasochłonnych czynności. Można zautomatyzować wysyłkę niektórych e-maili, wprowadzanie danych do systemu, obieg dokumentów, tworzenie raportów czy umawianie spotkań.
Optymalizacja przestrzeni biurowej – to wbrew pozorom złożony temat. Miejsce do pracy generuje koszty stałe i to niemałe! Żeby nie płacić za pustą przestrzeń można zmienić biuro, lecz trzeba zachować przy tym rozsądek. Mniejszy budynek albo zmiana lokalizacji na mniej dogodną może się spotkać z negatywnym odbiorem pracowników. Dla firm pracujących w systemie hybrydowym ciekawym pomysłem na optymalizację kosztów może być wynajem stanowisk pracy w przestrzeni coworkingowej zamiast własnego biura na stałe.
Optymalizacja przestrzeni magazynowej – to obszar, który może przynieść ogromne oszczędności. Odpowiednia organizacja przestrzeni, właściwe ułożenie produktów i ich oznakowanie, a także dobór regałów magazynowych może sprawić, że na niewielkim metrażu uda się zgromadzić dużą ilość materiałów. Dzięki dobremu zarządzaniu przestrzenią magazynową można znacząco zoptymalizować koszty stałe.
Wyeliminowanie błędów – czynnik ludzki często stoi na przeszkodzie do osiągania celów. Przez przypadkowe błędy firma może tracić wiele pieniędzy. Mowa o produkowaniu wadliwych towarów czy stratach w procesie produkcyjnym. Można uniknąć marnowania pieniędzy w ten sposób optymalizując procesy, w tym przede wszystkim kwestie związane z kontrolą jakości.
Rezygnacja z niepotrzebnych spotkań – nie każdy jest tego świadomy, ale bezproduktywne spotkanie także należy traktować jak koszt. Jeśli spotkania odbywają się bez planu, uczestniczą w nich niewłaściwe osoby, a po wyjściu ze spotkania wiele tyle samo co przed nim, to znaczy że coś tu jest nie tak. Zamiast siedzieć na niepotrzebnym spotkaniu można przecież wykonać wiele działań dających konkretną wartość – sporządzić raport, wykonać ważny telefon, przygotować ofertę itd. Ograniczenie liczby spotkań to jeden z najlepszych sposobów na optymalizację.
Jakich błędów unikać?
Znasz już przykłady optymalizacji kosztów w firmie. Warto także wymienić praktyki, od których lepiej trzymać się z daleka. Co daje pozorne oszczędności, a w rzeczywistości nie jest żadną optymalizacją?
- Rezygnacja z rozwijania zespołu – gdy firma się rozrasta zazwyczaj potrzeba więcej pracowników. Wzrost zatrudnienia jest naturalną konsekwencją skalowania w zdecydowanej większości branż. Zrekrutowanie nowych handlowców, pracowników do obsługi klienta czy na produkcję to konieczność. Tymczasem wiele firm boi się wzrostu zatrudnienia i wzrostu kosztów i zamiast rekrutować daje więcej pracy ludziom, którzy już są w organizacji. Wykonują więcej pracy za te same pensje. To jednak nie żadna optymalizacja, ale najlepsza droga do kłopotów, bo przy przeciążeniu obowiązkami pojawia się stres i zniechęcenie, a w konsekwencji na pewno wzrośnie rotacja na kluczowych stanowiskach.
- Oszczędzanie na benefitach – trudno w to uwierzyć, ale wciąż są firmy, które w ramach optymalizacji kosztów odbierają pracownikom owocowe czwartki, lekcje języka angielskiego czy paczki świąteczne. Pozytywne skutki takich działań być może będą widoczne w Exelu, bo rzeczywiście koszty spadną, jednak dużo większym problemem będzie poczucie pracowników, że coś im się odbiera.
- Wybieranie zawsze najtańszej oferty – to częsty błąd firm prowadzących przetargi. Dostawca usług, dystrybutor czy podwykonawca, który konkuruje na rynku wyłącznie ceną może wcale nie być godnym zaufania partnerem. Zastąpienie sprawdzonej firmy przez tańszy odpowiednik może odbić się na jakości czy terminowości, więc w tej sytuacji, podobnie jak w przypadku wcześniej wymienionych, optymalizacja kosztów będzie tylko pozorna.
Jak przygotować firmę do optymalizacji kosztów?
Wiesz już co to znaczy optymalizacja. Nie wszyscy pracownicy są jednak świadomi, na czym może polegać i jakie nieść pozytywne konsekwencje. Tak jak wspominaliśmy na początku optymalizacja kosztów w firmie może budzić lęk i obawy. Jak sobie z tym radzić?
Podobnie jak w przypadku wprowadzania innych zmian należy pamiętać o odpowiedniej komunikacji. Gdy w firmie wprowadzany jest projekt mający na celu optymalizację kosztów, warto wytłumaczyć wszystkim osobom jaki ma charakter i jakie cele. Bardzo często błędnie zakłada się, że szukanie optymalizacji oznacza automatycznie szukanie winnych.
Optymalizacja kosztów w firmie dzięki działaniom HR
Swoją rolę w optymalizacji ma również dział HR. W jaki sposób zarządzanie zasobami ludzkimi może przyczynić się do optymalizacji kosztów? Wymieńmy kilka przykładów.
- Inwestycja w rozwój pracowników – znalezienie pracowników z potencjałem na wczesnym etapie kariery i wyznaczenie im atrakcyjnej ścieżki kariery w strukturach firmy to doskonały sposób na uzyskanie zdeterminowanych, lojalnych specjalistów. Zamiast sięgać po bardzo drogich i rozchwytywanych ekspertów z rynku, których trudno skusić, lepiej rozwijać najlepsze talenty w ramach wewnętrznych struktur.
- Budowanie marki pracodawcy – gdy pracownicy sami zgłaszają się do firmy, można sporo oszczędzić na kosztownych rekrutacjach. Działania employer branding, choć niewidoczne na pierwszy rzut oka, w dłuższej perspektywie dają fantastyczne rezultaty.
- Dbanie o wellbeing pracowników – często wzrost produktywności to nie efekt podwyżki płac czy nowych technologii, a rezultat poprawy atmosfery i relacji między pracownikami. Dlatego tak ważne jest, żeby HR dbał o integrację, poczucie docenienia pracowników i szeroko pojętą satysfakcję z pracy.
Optymalizacja kosztów w firmie – podsumowanie
Optymalizacja kosztów to zadania dla wszystkich działów w firmie. Najczęściej myśli się o tym, gdy już jest za późno. W czasie złej koniunktury gospodarczej, recesji, gdy firma traci płynność finansową szuka się na szybko sposobów, żeby wyjść z trudnej sytuacji. Tymczasem odpowiednie decyzje powinny być podjęte już wiele miesięcy czy nawet wiele lat temu. Optymalizowanie kosztów w przedsiębiorstwie powinno być zadaniem stałym. Jeśli myśli się o tym na co dzień, szczególnie w czasach dobrej koniunktury, można zgromadzić środki na inwestycje oraz poduszkę finansową na trudniejsze czasy.
Dzięki znajomości najskuteczniejszych metod optymalizacji kosztów można wciąż poprawiać kluczowe procesy i dzięki temu być lepiej przygotowanym na wyzwania, które pojawią się w przyszłości.
