Nadmierne obciążenie pracą może odbić się na zdrowiu pracownika, a w konsekwencji szkodzić zespołowi i całej organizacji. Jak unikać takich sytuacji? Co robić, żeby nadmiar pracy nie dezorganizował wszystkich procesów? Wyjaśniamy, jakie konsekwencje grożą firmie, gdy pracownicy mają zbyt wiele obowiązków.
Jakie konsekwencje ma nadmierne obciążenie pracą?
Rolą pracowników jest dążenie do realizacji celów biznesowych firmy. Trzeba jednak pamiętać, że wydajność pracowników ma swoje granice. Jeśli pracownicy mają zbyt dużo obowiązków może to rodzić szereg negatywnych skutków:
- więcej błędów i pomyłek ze względu na zbyt duże tempo pracy;
- zły wpływ na samopoczucie pracowników;
- pogorszenie się zdrowia fizycznego i psychicznego. Nadmiar obowiązków w pracy powoduje rezygnację z przerw na odpoczynek czy spożycie posiłku. W efekcie przemęczony pracownik może szybko trafić na zwolnienie lekarskie.;
- gorsza jakość procesów onboardingowych – przez nadmierne obciążenie pracą nikt nie będzie chciał tracić czasu na wdrażanie nowych pracowników, więc onboarding będzie na niższym poziomie;
- Większa rotacja – to także nieuniknione. Pracownicy, którzy chcą zadbać o swój wellbeing raczej szybko porzucą firmę, w której oczekuje się od nich pracy ponad siły.
To wszystko potencjalnie niebezpieczne zjawiska, których warto uniknąć. Skąd jednak wiedzieć, czy rzeczywiście pracy jest za dużo, czy obłożenie obowiązkami jest na odpowiednim poziomie, a zespołowi po prostu brakuje motywacji i zaangażowania?
Po czym poznać nadmierne obciążenie pracą?
Skuteczne metody mierzenia obciążenia pracą to skomplikowana kwestia. W zależności od branży i specyfiki działania firmy można stosować różne narzędzia, które pozwolą uzyskać właściwe dane.
Na pewno łatwiej jest wychwycić kiedy następuje nadmiar obowiązków w pracy, gdy wykonywane zadania są mierzalne i da się je policzyć. Weryfikując prace działu kreatywnego można mierzyć na przykład liczbę zrealizowanych projektów – grafik, animacji. W dziale obsługi Klienta wskaźnikiem może być liczba wykonanych zadań – zamkniętych zgłoszeń reklamacyjnych czy zamówień wprowadzonych do systemu. W fabryce można sprawdzić liczbę wyprodukowanych towarów, w pracy kierowcy liczbę zrealizowanych dostaw każdego dnia czy przejechanych kilometrów.
W wykryciu wszelkich nieprawidłowości bardzo pomaga właściwie zorganizowana komunikacja wewnętrzna a także dobra atmosfera w firmie. Jeśli menedżer ma dobry kontakt ze swoimi współpracownikami, ci nie będą się bali powiedzieć o tym, że mają zbyt dużo zadań i przyda im się pomoc w postaci zatrudnienia dodatkowych osób albo optymalizacji procesów. Jeśli kadra zarządzająca nie budzi zaufania, pracownicy mogą nie wiedzieć, jak rozmawiać z szefem o nadmiarze obowiązków.
Niezależnie od tego czy nadmierna ilość obowiązków w pracy została zauważona przez szefa czy przez podwładnych, gdy ta sytuacja zagraża prawidłowemu funkcjonowaniu przedsiębiorstwa, trzeba wdrożyć plan naprawczy.
Czynnikami, które mogą ograniczyć to zjawisko są:
- wsparcie przełożonego;
- wsparcie współpracowników;
- większa autonomia zawodowa.
Nadmiar pracy a wypalenie zawodowe
Nadmierne obciążenie pracą to jedna z przyczyn, które doprowadziły do wypalenia zawodowego i cichego odchodzenia. Mowa o wydarzeniach, które miały miejsce na całym świecie, głównie podczas pracy zdalnej. W okresie pandemii koronawirusa firmy stanęły przed nowymi wyzwaniami z którymi nie zawsze sobie radziły. Błyskawiczne przeniesienie się z biura na home office często spowodowało chaos. Chcąc lepiej kontrolować pracę zdalną niektórzy pracodawcy wprowadzili szereg nowych procedur, które okazały się czasochłonne. Nadmierna ilość obowiązków w pracy w połączeniu ze stresem, izolacją i coraz trudniejszym łączeniem życia prywatnego i zawodowego sprawiły, że wiele osób zrezygnowało z ambicji czy wykazywania się inicjatywą i postanowiło robić tylko to, co niezbędne na danym stanowisku.
Kodeks pracy a nadmiar obowiązków
Kodeks pracy mówi, że „pracodawca jest obowiązany w szczególności organizować pracę w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, jak również osiąganie przez pracowników, przy wykorzystaniu ich uzdolnień i kwalifikacji, wysokiej wydajności i należytej jakości pracy”. Organizując pracę firma musi zwracać uwagę na dodatkowe szczegółowe przepisy związane między innymi z czasem pracy, dodatkowym wynagrodzeniem za godziny nadliczbowe czy zapewnieniem warunków BHP.
Co ważne kodeks nie wymusza na pracodawcy zmiany stanowiska czy poziomu wynagrodzenia, gdy zmienia się zakres obowiązków konkretnej osoby. W związku z tym niektóre firmy zamiast tworzyć nowe stanowiska pracy po prostu rozdzielają obowiązki po odchodzącym pracowniku między kilku jego kolegów. W ten sposób można wykonywać te same zadania dysponując mniej licznym zespołem.
Dokładanie obowiązków ma jednak swoje granice. Tam, gdzie łamane są inne przepisy kończy się dowolność pracodawcy w generowaniu nowych zadań dla pracownika.
PIP a nadmiar obowiązków w pracy
Nadmierne obciążenie pracą można zgłosić do Państwowej Inspekcji Pracy. Praktyka pokazuje, że takie działania interpretowane są jako mobbing. Niesprawiedliwy podział zadań, wysyłanie licznych maili czy telefony w sprawach służbowych poza godzinami pracy czy publiczne krytykowanie pracownika, gdy nie wykonał na czas swoich obowiązków to zachowania, które są podstawą do interwencji.
Nadmiar obowiązków w pracy – podsumowanie
Nerwica przez nadmiar obowiązków w pracy lub trwające latami procesy sądowe to sytuacje, które w Polsce są na porządku dziennym. Jednak wcale nie musi tak być. Zanim problem eskaluje do tego stopnia, że nie obejdzie się bez pomocy innych instytucji, warto zrobić wszystko, żeby rozwiązać konflikt jeszcze wewnątrz organizacji. Szczere rozmowy z pracownikami i czy anonimowe badanie satysfakcji pracowników w postaci ankiety pozwoli wyłapać potencjalne zagrożenie i reagować o wiele wcześniej.
Właściwa organizacja pracy i odpowiednia komunikacja pozwolą uniknąć nadużyć. A mniejsze obciążenie pracą oznacza, że zadania będą wykonywane dokładniej, a zdrowie i poziom satysfakcji z pracy będą na dużo wyższym poziomie.
