Wydajność pracy jest ważnym elementem decydującym o sukcesie przedsiębiorstwa i możliwości realizacji celów biznesowych. O spadku wydajności pracy mówi się wiele w kontekście takich zjawisk jak wypalenie zawodowe czy cicha rezygnacja. To właśnie ze względu na niską wydajność wielu pracodawców postanowiło ściągnąć pracowników z home office do biura, aby lepiej kontrolować to co robią. Szerokim echem odbiły się na przykład działania w tym kierunku inicjowane przez Elona Muska. Czym jest właściwie wydajność pracownika, jak ją mierzyć i wpływać na jej poziom? Wyjaśniamy najważniejsze kwestie.
Wydajność pracy – jak ją zdefiniować?
Pojęciem wydajności można się posługiwać zarówno w odniesieniu do pracy fizycznej wykonywanej w zakładach przemysłowych jak również do zarządzania złożonymi procesami zza biurka. Wydajność pracy można zmierzyć praktycznie w każdej branży niezależnie od tego, czy chodzi o sprzedaż, marketing, logistykę czy obsługę Klienta. Żeby trafnie ocenić skuteczność działania należy po prostu dobrać prawidłowe mierniki wydajności pracy.
W przypadku firm produkcyjnych często stosuje się proste miary – wydajność można obliczyć na przykład patrząc na liczbę produktów wytworzonych w określonym czasie. Dla pracownika obsługi Klienta miernikiem może być liczba obsłużonych reklamacji, dla handlowca liczba podpisanych umów, a dla specjalisty od marketingu wygenerowana liczba zapytań (leadów).
Co ważne wydajność pracy można mierzyć w odniesieniu do konkretnego pracownika, jak również szerzej patrząc na pracę grupy osób, konkretnego zespołu czy całego działu.
Czynnikami wpływającymi na wydajność pracy są:
- kapitał fizyczny – infrastruktura, maszyny, pojazdy itd.,
- technologia – dostęp do oprogramowania, narzędzia do automatyzacji,
- kapitał ludzki – kompetencje, umiejętności, doświadczenie zawodowe pracowników.
Często firmy dysponujące podobnym kapitałem fizycznym i technologią osiągają zupełnie inne rezultaty. Elementem robiącym różnicę jest tu właśnie kapitał ludzki.
Jak obliczyć wskaźnik wydajności pracy – wzór
Żeby mówić o spadku wydajności lub wzroście tego czynnika, należy opierać się na twardych danych liczbowych. Tylko w ten sposób uda się wyciągnąć właściwe wnioski i wdrożyć odpowiednie rozwiązania.
Chcąc obliczyć wskaźnik wydajności pracy można zastosować następujący wzór:
B = V / T, gdzie:
B jest parametrem docelowym ilości pracy do analizy,
V to naturalna ilość produktu, która została wyprodukowana,
T to czas potrzebny na wyprodukowanie towaru.
Oprócz mierników dla konkretnego przedsiębiorstwa są także znane sposoby obliczania wydajności pracy dla całej gospodarki w danym kraju albo regionie. Przykładem może być wydajność pracy, którą oblicza Organizacja Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (OECD). Wynik uzyskuje się na podstawie stosunku PKB do sumy przepracowanych godzin. Wydajność pracy w polskich przedsiębiorstwach mierzona w ten sposób jest niższa niż wydajność w Niemczech czy w Norwegii.
Czy wskaźnik wydajności pracy jest zawsze miarodajny?
Skupienie się na liczbach jest istotne, niemniej należy pamiętać, że oprócz oceniania danych należy kierować się także intuicją. Nieraz występują różne zmienne sprawiające, że wyniki nie będą w pełni odzwierciedlać rzeczywistości. Na wydajność mogą mieć wpływ różne czynniki zewnętrzne. Co więcej niektóre działania w firmie z definicji mają dawać efekt długofalowy. Dlatego czasami praca z pozoru wyglądająca na mało wydajną da wymierny efekt, ale dopiero w późniejszym czasie. Mierząc wskaźniki wydajności pracy warto korzystać z analizy porównawczej zestawiając ze sobą dane z różnych okresów – na przykład z tych samych miesięcy z ubiegłego roku.
Co wpływa na wydajność pracownika?
Na wydajność pracownika w dużym stopniu wpływa środowisko pracy, kultura organizacyjna, warunki zatrudnienia. Często lepsze efekty osiąga się w tych przedsiębiorstwach, gdzie na co dzień jest dobra atmosfera. Dlatego tak ważna jest rola miękkiego HR – to właśnie pracownicy działów personalnych wdrażają działania wpływające w dużym stopniu na zadowolenie całej załogi.
Wiele osób jest zdania, że wydajność pracy jest ściśle powiązana z wynagrodzeniami. Stąd powiedzenie „jaka płaca taka praca”. Rzeczywiście podstawowa pensja oraz premie są narzędziem do motywowania pracowników, jednak sprawa jest bardziej złożona. Szukając sposobu na zwiększanie wydajności warto sięgać także po benefity pozapłacowe.
Należy pamiętać także o odpowiedniej ergonomii pracy i właściwej organizacji zadań. Bardzo ważne jest, aby menedżerowie mieli właściwy zestaw kompetencji umożliwiający skuteczne zarządzania podległymi ludźmi.
Ogromne znaczenie ma także optymalizacja procesów. Czasami wprowadzenie nawet drobnych zmian, które przyspieszają decyzję czy pozwalają łatwiej wyeliminować błędy sprawia, że wydajność pracy wzrasta nawet kilkukrotnie.
Jak skutecznie zwiększyć wydajność pracownika?
Osiąganie przewagi konkurencyjnej wcale nie musi być związane ze zwiększaniem wielkości zatrudnienia. Często obecny zespół może znacząco podnieść wydajność po prostu lepiej wykorzystując swój potencjał.
Zwiększeniu wydajności pracy mogą służyć takie działania jak:
- zwiększenie poziomu lojalności i satysfakcji z pracy przez benefity pozapłacowe – w zakładach produkcyjnych bardzo popularnym sposobem na docenienie pracowników są na przykład paczki okolicznościowe na święta
- Inwestycja w zdrowie pracowników – czy wiesz, że w ubiegłym roku w Polsce wystawiono aż 27 000 000 zwolnień lekarskich? Nieobecności w pracy spowodowane chorobami mogą sparaliżować niejeden sprawnie funkcjonujący zespół. Dlatego warto postawić na benefity wspierające zdrowie fizyczne i psychiczne pracowników. Mniej absencji w pracy oznacza większą wydajność, dzięki zachowaniu ciągłości procesów.
- Benefity żywieniowe – głód jest wrogiem efektywności, dlatego nie można pozwolić na to, żeby pracownicy mieli problem ze spożyciem posiłku, szczególnie jeśli to posiłek regeneracyjny, który im przysługuje. Chcąc mieć wydajny zespół zapewnić pracownikom właściwe miejsce do przygotowywania i spożywania posiłków. Dobrym pomysłem są także owoce w pracy i inne darmowe przekąski oraz kanapki dla pracowników, a także zorganizowanie stołówki czy dopłaty do ciepłych posiłków zamawianych z firmy zewnętrznej.
Wydajność pracy – podsumowanie
Wydajność pracy to ważny czynnik, który powinien być regularnie badany za pomocą odpowiednich mierników. Stopniowe zwiększanie wydajności pracy może być ważnym celem w strategii przedsiębiorstwa. Co więcej poprawianie wyników w tym obszarze wcale nie musi stać w sprzeczności z prawami pracowników. Przeciwnie – dobre warunki pracy i zadowolenie pracowników często idą w parze ze zwiększaniem wydajności.
