Welcome pack to jeden z elementów, który wspiera onboarding pracownika w nowej organizacji. Powitalny pakiet dla nowego pracownika ma zastosowanie praktyczne, ale nie bez znaczenia jest także aspekt psychologiczny. Upominek pierwszego dnia pracy buduje dobrą atmosferę i poczucie docenienia, ułatwia także proces adaptacji w nowym środowisku. To bardzo ważne, bo pierwsze dni w nowym miejscu wiążą się przecież często ze stresem i niepewnością.
Welcome pack – co powinien zawierać?
Ile firm tyle pomysłów na zawartość pakietu welcome pack dla nowego pracownika. Często w zestawach umieszcza się popularne gadżety takie jak:
- smycz,
- kubek,
- breloczki,
- skarpetki,
- długopis,
- notes,
- karteczki samoprzylepne.
Dobrym pomysłem jest także umieszczenie w welcome packu przekąsek albo butelki na wodę. Jeśli dysponujemy większym budżetem na taką paczkę niespodziankę to można rozważyć drobną elektronikę – pamięć przenośną, słuchawki.
Czasami w welcome packach pojawią się także elementy odzieżowe – oprócz wspomnianych wyżej skarpetek można także wymieni t-shirty oraz czapki. W oktesie pandemii dużą popularnością cieszyły się też środki ochrony osobistej – maseczki czy płyny do dezynfekcji.
Można korzystać z różnych standardowych rozwiązań lub samodzielnie stworzyć zestaw. Ważne, żeby zawartość zestawu welcome pack była spójna z kulturą organizacyjną firmy. Nie warto zatem ślepo podążać za modą, a raczej szukać tego co pasowałoby do firmy, jej wartości i stylu pracy.
Oprócz zawartości liczyć się także opakowanie. Ważne, żeby wielkość pudełka była dostosowana do zawartości. Idealnie jeśli wszystkie elementy będą atrakcyjne wizualnie i spójne kolorystycznie, żeby zestaw stanowił logiczną całość.
Welcome pack dla pracowników – nie tylko tych nowych
Chociaż idea paczki powitalnej to pomysł na powitanie osób, które dopiero podjęły zatrudnienie w takiej firmie, podobne paczki w ostatnim czasie były też wykorzystywane do trochę innych celów. Chodzi tutaj o powrót do biura. Przed pandemią standardem była praca biurowa dlatego pierwszy dzień w pracy oznaczał pierwszy dzień na stanowisku pracy w siedzibie firmy. Covid-19 i konieczność pracy zdalnej zmieniły reguły. Wielu pracowników zostało zrekrutowanych i zatrudnionych do wykonywania swoich zadań w trybie home office i dopiero po wielu miesiącach mogli spotkać się na żywo ze swoimi współpracownikami.
Zresztą okazało się, że welcome pack to także dobry sposób na docenienie tych, którzy są w zespole od dawna. Pakiety powitalne zaczęły trafiać w ręce wszystkich pracowników z okazji powrotu do biura. Inna okazja do wręczenia takiego upominku to przeniesienie biura do nowej lokalizacji. Stąd popularność paczek powitalnych, które często nazywa się także welcome back pack.
Welcome pack to nie wszystko – co jeszcze jest potrzebne, aby onboarding pracownika przebiegał sprawnie?
Welcome pack dla nowego pracownika albo dla pracownika powracającego do biura to miły gest i dobre uzupełnienie wspierające proces adaptacji w nowym środowisku, niemniej to wisienka na torcie. Sama paczka bowiem nie załatwi sprawy.
Co jeszcze będzie istotne, gdy nowa osoba ma się gładko wdrożyć do zespołu?
- Przygotowanie stanowiska i wszystkich niezbędnych narzędzi do pracy – nikt nie oczekuje, że pierwszego dnia będzie czekał rozwinięty czerwony dywan jak na oscarowej gali, niemniej gotowe biurko, służbowy laptop i telefon już powinny czekać. Dobrze jeśli pracownik otrzyma też szybko dostępy do firmowej poczty i wszystkich aplikacji z których będzie korzystał wykonując swoje obowiązki.
- Poznanie firmy i jej struktury – pracownik, który staje się częścią organizacji powinien dobrze ją poznać. Mowa tutaj nie tylko o osobach ze swojego działu, ale również wiedzy o tym, co robią inni pracownicy i w jakich sprawach można się do nich zwracać. Część wiedzy na ten temat powinna być przekazana już wcześniej podczas procesu rekrutacyjnego, niemniej warto te informacje przypomnieć albo rozszerzyć.
- Szkolenia – dzięki nim pracownik szybciej odnajdzie się w nowym środowisku i lepiej zrozumie swoje zadania i ich wpływ na realizowanie celów biznesowych. Dobrym pomysłem jest zorganizowanie z wyprzedzeniem cyklu szkoleń wprowadzających do nowej firmy. To wymaga zorganizowanego działania – zarezerwowania czasu osób prowadzących szkolenia, rzutnika, sali konferencyjnej.
- Formalności – powszechnie wiadomo, że pierwszego dnia pracownik powinien pracować już na podstawie umowy, jednak to nie wszystko. Ważne, żeby zadbać także o szereg innych drobnych rzeczy związanych z zatrudnieniem i otrzymywanymi benefitami. Mowa tutaj o takich czynnościach jak wyrobienie karty sportowej, przekazanie danych dostępowych umożliwiających umawianie wizyt w ramach prywatnej opieki medycznej. Rodzice będą też zainteresowani zgłoszeniem swoich dzieci do ubezpieczenia.
- Przygotowanie pracowników do powitania nowej osoby. Dobrze jeśli pojawienie się nowego członka zespołu nie jest dla wszystkich zaskoczeniem. Pracownicy firmy powinni wiedzieć, kto przychodzi, gdzie będzie siedział, czym się będzie zajmował i z kim współpracował.
Paczka typu welcome pack nie zastąpi oczywiście dobrego procesu wdrożenia, który wymaga czasu i często zaangażowania wielu pracowników. Może jednak ten proces wspierać i ułatwiać adaptacje. Dlatego warto sięgać po tę formułę. Tym bardziej, że przecież wszyscy lubimy dostawać prezenty!
Welcome pack sprawia, że pracownik może lepiej utożsamiać się z firmą już na etapie wdrożenia. Warto zatem korzystać z tej możliwości, tym bardziej że koszt samej paczki upominkowej jest niewielki biorąc pod uwagę całkowite koszty rekrutacji.
