Wiele procesów rekrutacyjnych bazuje na systemach poleceń i rekomendacji. Dla nowego pracodawcy szczególnie ważne są referencje z poprzedniego miejsca pracy. Dzięki temu może lepiej poznać kandydata i zweryfikować jego umiejętności. Jak napisać list referencyjny dla pracownika? Oto przykład!
Referencje dla pracownika – czym są?
Referencje to pisemna opinia wystawiana przez pracodawcę, po zakończeniu stosunku pracy, osobie, która była zatrudniona w firmie i ubiega się o pracę w nowym miejscu. List referencyjny ma charakter polecający. Rekomendacje można wystawić zarówno pracownikowi, który był związany z firmą przez wiele lat, jak i osobie, która kończy współpracę po okresie próbnym.
W jakim celu wystawia się list referencyjny?
Rekomendacje mają ułatwić pracownikowi otrzymanie stanowiska w nowej firmie na podobnym stanowisku. Dokument z poprzedniego miejsca pracy pozwala rekruterowi lepiej poznać kandydata. List referencyjny może więc pomóc w podjęciu decyzji o zatrudnieniu, np. w sytuacji gdy rekruter musi wybrać spośród kilku kandydatów o podobnych umiejętnościach i doświadczeniu zawodowym.
Dokument ten jest więc istotny nie tylko dla pracownika, który poszukuje nowej pracy, ale także dla osoby przeprowadzającej rekrutację. Dobre referencje powinny zawierać informacje, które będą przede wszystkim prawdziwe i użyteczne.
Jak napisać referencje dla pracownika? Kilka porad, które ułatwią stworzenie rekomendacji
Referencje powinny być:
- Obiektywne
List referencyjny, mimo charakteru pochlebnego, powinien być maksymalnie obiektywny. Pracodawca nie powinien więc idealizować pracownika, może to mieć bowiem dwojakie konsekwencje. Z jednej strony nowy pracodawca może uznać je za niewiarygodne. Z drugiej zaś – po przeczytaniu „laurki” dla pracownika może mieć wobec niego zbyt duże oczekiwania.
- Dobrowolne
Pracodawca nie ma obowiązku wystawienia referencji. Może jednak to zrobić na prośbę pracownika. Mimo że Kodeks pracy w żaden sposób nie reguluje tej kwestii, to rekomendacje nie powinny być tworzone pod wpływem nacisku. Pracownik nie powinien więc oferować pracodawcy jakiejkolwiek gratyfikacji, aby nakłonić go do wystawienia referencji i odwrotnie – pracodawca nie powinien niczego żądać w zamian za napisanie listu referencyjnego.
- Spersonalizowane
W liście polecającym należy unikać zbyt ogólnikowej oceny. Tylko szczegółowy opis cech i umiejętności byłego pracownika będzie miał realną wartość dla osoby przeprowadzającej rekrutację w nowej firmie. Tworząc list referencyjny, należy więc skupić się na tym, co zatrudniony wniósł do firmy, np. opisując jego indywidualne sukcesy, które przyczyniły się do poprawy wyników sprzedażowych czy lepszego funkcjonowania organizacji.
O czym jeszcze warto pamiętać przy tworzeniu referencji?
Zadbaj o kwestie formalne
W rekomendacjach powinny znaleźć się podstawowe dane personalne osoby, której list referencyjny dotyczy (imię i nazwisko, nazwa firmy, piastowane stanowisko, okres zatrudnienia i zakres obowiązków). List referencyjny musi zawierać także informacje o osobie, która go wystawia (imię i nazwisko, stanowisko, dane do korespondencji). Tak jak w innych dokumentach formalnych nie może zabraknąć takich elementów jak: miejscowość i data sporządzenia listu, zwrot grzecznościowy oraz odręczny podpis.
Referencje nie powinny być ani zbyt długie, ani zbyt krótkie. „Rekomenduję Pana X na stanowisko Y” nie będzie miało żadnej wartości dla rekrutera i nowego pracodawcy. Z drugiej strony nie ma konieczności tworzenia kilkustronicowego elaboratu. Idealny list referencyjny powinien zmieścić się na jednej stronie A4.
Skup się na kompetencjach zawodowych
Nawet jeśli uważasz, że Pan X jest osobą wesołą i sympatyczną, a na dodatek macie wspólne zainteresowania, więc według Ciebie jest doskonałym kompanem do rozmowy, to przy tworzeniu rekomendacji kwestie prywatne należy odłożyć na bok.
Skup się na kompetencjach miękkich i twardych, czyli na tym, co rzeczywiście może być istotne dla nowego pracodawcy. Jeśli nie wiesz, co zawrzeć w tego typu dokumencie, spróbuj sobie wyobrazić, że sam otrzymujesz list referencyjny dotyczący osoby, którą planujesz zatrudnić. Czego chciałbyś lub chciałabyś się o niej dowiedzieć? Jakie informacje skłoniłyby Cię do podjęcia decyzji o rozpoczęciu współpracy? To pytania, które warto sobie zadać, aby stworzyć wartościowe rekomendacje.
Przykładowy wzór referencji dla pracownika
Przygotowaliśmy wzór listu referencyjnego, uwzględniając wszystkie zawarte wyżej wskazówki. To podstawa, na której możesz bazować, tworząc własne rekomendacje. Oto przykładowe referencje dla pracownika z branży kontrollingu:
Warszawa, 24.03.2023 r.
Grzegorz Wojciechowski
Prezes Zarządu
GW Controls
Słoneczna 76
00-789 Warszawa
List referencyjny
Poświadczam, że Pan Adam Nowak w okresie od 1 lutego 2020 r. do 1 lutego 2023 r. był zatrudniony w firmie GW Controls na stanowisku: specjalista ds. kontroli jakości.
Do podstawowych obowiązków Pana Adama Nowaka na wyżej wymienionym stanowisku należało: sprawowanie kontroli jakości nad procesami produkcyjnymi w firmie, weryfikacja dokumentacji technicznej, przygotowywanie raportów z kontroli i prowadzenie szkoleń dla zespołu produkcyjnego dotyczących standardów jakościowych w przedsiębiorstwie.
Pan Adam Nowak udowodnił, że jest odpowiedzialnym i rzetelnym pracownikiem, który sumiennie podchodzi do powierzonych mu obowiązków. Zatrudniony jest osobą, która doskonale odnajduje się w pracy zespołowej, co pokazał, prowadząc szkolenia dla członków zespołów produkcyjnych, które przełożyły się na większą efektywność wykonywanej przez nich pracy.
Do największych sukcesów Pana Adama Nowaka należało także udoskonalenie obecnie wykorzystywanych w firmie narzędzi jakościowych, co przełożyło się na 15% wzrost wyników sprzedażowych.
Bazując na dotychczasowym doświadczeniu w pracy z zatrudnionym, rekomenduję Pana Jana Kowalskiego do pracy na stanowisku: specjalista ds. kontroli jakości lub pokrewnym.
Z poważaniem
Grzegorz Wojciechowski
Jak stworzyć rekomendacje dla pracownika na LinkedIn?
Pracownicy coraz częściej proszą o rekomendacje online na portalu LinkedIn zrzeszającym pracowników i pracodawców. Przewagą tego typu referencji jest to, że może je zobaczyć każdy użytkownik serwisu.
Pamiętaj! Zanim zamieścisz rekomendację na profilu ekspracownika, musisz dodać go do sieci kontaktów.
Jak dodać rekomendację na LinkedIn?
- Wejdź w profil użytkownika.
- Znajdź sekcję rekomendacje.
- Wybierz opcję: „rekomenduj użytkownika”.
- Zamieść rekomendację.
Mimo że rekomendacje online mogą być napisane w nieco luźniejszym stylu niż tradycyjny list referencyjny, to wciąż należy pamiętać o poprawności ortograficznej, interpunkcyjnej i stylistycznej. Pamiętaj także o podstawowych zasadach tworzenia rekomendacji, czyli: szczerości i personalizacji. W przypadku rekomendacji online możesz zrezygnować z elementów charakterystycznych dla listów oficjalnych, czyli miejscowości i daty, danych nadawcy, nagłówka, zwrotu grzecznościowego i podpisu.
Pamiętaj, że rekomendacje na profilu zawodowym byłego pracownika to wizytówka nie tylko dla osoby, której zostały udzielone, ale pośrednio także dla Ciebie i Twojej firmy.
Czy warto stworzyć referencje dla pracownika?
Mimo że jako pracodawca nie masz obowiązku wystawiania referencji, to warto przychylić się do prośby zatrudnionego, jeśli zależy Ci na zachowaniu dobrych relacji z ekspracownikiem oraz pozytywnym wizerunku firmy.
Oczywiście możesz odmówić, jeśli masz jakiekolwiek zastrzeżenia do pracy byłego już pracownika. W takiej sytuacji należy zaprosić drugą stronę do szczerej rozmowy na ten temat. Odmowa wystawienia referencji bez podania konkretnej przyczyny może zostać źle odebrana.
Jak napisać referencje dla pracownika? Podsumowanie
List referencyjny to bardzo ważny dokument zarówno z punktu widzenia pracownika kończącego współpracę, jak i osoby przeprowadzającej proces rekrutacyjny w innej firmie. Rekomendacje, ze względu na to, że pochodzą z zewnątrz, są postrzegane jako bardziej obiektywne niż np. list motywacyjny. Jeśli zależy Ci na wizerunku przyjaznego pracodawcy, zadbaj o wystawienie byłym pracownikom profesjonalnych referencji, które ułatwią im znalezienie nowej pracy.
