Przestrzeń biurowa, która wspiera produktywność i komfort – jak ją zaprojektować?

Przestrzeń biurowa to nie tylko kwestia biurek, krzeseł i urządzeń. To jak wygląda i jak na co dzień funkcjonuje biuro wpływa na efektywność pracowników oraz ich samopoczucie. Istotne zmiany w postrzeganiu roli biura przyniosła pandemia koronawirusa. Jak powinno wyglądać nowoczesne biuro  dlaczego to ma wpływ na biznes? Zobacz przykłady dobrych praktyk, wynika najnowszych badań i rekomendacje.

Wpływ biura na produktywność

Warunki w jakich pracujemy na co dzień wpływają na to, jaka jest jej jakość oraz tempo. Łatwo wskazać zarówno takie czynniki które utrudniają skuteczne wykonywanie zadań, jak i takie które sprzyjają efektywnemu działaniu. Odpowiednie środowisko pracy można stworzyć zarówno w biurze jak również w rozproszonym zespole w modelu zdalnym lub hybrydowym. Nie sposób wskazać jednego idealnego sposobu pracy dla każdej firmy, ponieważ to zależy od branży, przebiegu procesów, struktury organizacyjnej i wielu innych elementów.

W odniesieniu do pracy biurowej da się jednak nakreślić ogólne ramy , które określają czy jest potencjał do efektywnej pracy, czy wymagana jest pilna poprawa.

Co może być wrogiem produktywności w biurze?

• Brak należytego komfortu – w tym miejscu można wymienić wszystkie czynniki odwracające uwagę od pracy i rozpraszające pracownika – zbyt niska lub zbyt wysoka temperatura, zbyt dużo lub zbyt mało światła, nadmierny hałas.
• Głód w pracy – wiele osób nie zdaje sobie sprawy z tego problemu, tymczasem wg badania „Żywieniowe nawyki pracujących Polaków” aż 78% pracowników deklaruje, że gdy są głodni trudniej im się skoncentrować w pracy. A burczenie w brzuchu towarzyszy pracownikom bardzo często, ponieważ w pośpiechu nie jadają śniadań lub robią to zbyt późno albo nie mają czasu zjeść obiadu z powodu nagromadzenia spotkań w ciągu dnia.
• Brak osób decyzyjnych – nieraz projekt staje w martwym punkcie, ponieważ osoba odpowiedzialna za kluczowe decyzje jest nieobecna z powodu urlopu albo zwolnienia lekarskiego albo uczestniczy w zbyt wielu spotkaniach i odbiera za dużo maili, więc nie ma okazji żeby się z nią spotkać i zamienić słowo.
• Zła atmosfera – jeśli pracownicy źle czują się e biurze, to będzie przekładać się na ich pracę. Trudno pracuje się w obecności ludzi za którymi się nie przepada. Jeszcze gorzej jeśli do tego dochodzi szef, który wiecznie patrzy Ci na ręce i otwarcie demonstruje swojej niezadowolenie oraz podważa kompetencje. Często to właśnie toksyczna atmosfera sprawia, że niektórzy preferują pracę na home office.

Czego nie może zabraknąć w idealnym biurze?

Nowoczesne biuro dziś powinno wyglądać zupełnie inaczej niż przed pandemią koronawirusa. W wielu organizacjach zmienił się styl pracy, sposób prowadzenia spotkań, komunikacja. To wszystko uwarunkowania, których nie sposób ignorować. Zamiast udawać, że przez 5 lat nic się nie zmieniło, lepiej dostosować się do nowych warunków.

Które elementy skutecznie budują wartościowe środowisko biurowe sprzyjające produktywnej pracy?

• Elastyczna przestrzeń biurowa dostosowana do różnych potrzeb – w jednym budynku powinny być warunki do indywidualnej pracy w skupieniu, do pracy zespołowej w liczniejszym gronie (open space), a także do spotkań zewnętrznych – zarówno twarzą w twarz jak i online. Dlatego idealnym rozwiązaniem jest podzielenie biura na przestrzeń wspólną, przestrzeń do pracy indywidualnej oraz przestrzeń do spotkań – tych na komputerze i tych na żywo.
• Miejsce do odpoczynku – trudno efektywnie pracować, siedząc przez cały dzień przy biurku  – zwłaszcza, jeśli wykonuje się kreatywne zadania wymagające nieszablonowego podejścia i innowacyjności. W nowoczesnym biurze warto zorganizować strefę relaksu. Może się tam znaleźć stół do ping ponga, piłkarzyki, konsola do gier. Czas spędzony na grach nie musi być wcale czasem straconym. Może sprawić, że po powrocie do pracy zyska się nową perspektywę i dobre pomysły przyjdą same.
• Miejsce do spożywania posiłków – cytowane wcześniej badania nawyków żywieniowych przeprowadzone przez firmę Dailyfruits  dostarczają alarmujące dane. Tylko 56% pracowników spożywa posiłki w praca w wydzielonym, przeznaczonym do tego miejscu. Pozostali jedzą na swoim stanowisku, a co 5 pracownik je swój posiłek na stanowisku nie przerywając pracy.
• Dobra atmosfera w pracy – znacznie łatwiej o uzyskanie pomocy i harmonijną współpracę, gdy pracownicy mają do siebie zaufanie i świadomość, że mogą na siebie liczyć. Do tego potrzebna jest integracja. Nie chodzi jednak o weekendowe wyjazdy i zabawę, a raczej codzienne rytuały i okazje do nieformalnych rozmów i interakcji. To właśnie przestrzeń biurowa może stwarzać okazje do integrowania się ze sobą – na przykład podczas spotkania przy ekspresie do kawy albo gdy w biurze regularnie odbywają się śniadania firmowe.

Przyjazne biuro na co dzień – co to znaczy?

Otwarcie nowego biura albo zmiana lokalizacja to zawsze doskonała okazja do przemyślenia, jak zorganizować biuro i jak to będzie wpływało na komfort pracy i relacje między ludźmi. Nie zawsze jednak trafia się taka szansa. Często przestrzeń biuro, którą się ma tu i teraz musi wystarczy, a na ewentualną zmianę trzeba będzie długo czekać. Co w tej sytuacji?

Jeśli nie możesz mieć znaczącego wpływu na metraż , lokalizację ścian, drzwi i okien to nie oznacza że będziesz mieć związane ręce. Zawsze można zmienić w pewnym stopniu zastany układ wpływając na przykład na sposób ustawienia biurek.

Oprócz tego warto tchnąć życie w przestrzeń do pracy. Często pracownicy tracą początkowy entuzjazm wpadając w rutynę i wypalenie zawodowe. Tym co może ograniczyć te groźne zjawiska jest wyjście ze schematu i wprowadzenie prostych rozwiązań zwiększających atrakcyjność biura. Niech to będzie miejsce, które tętni życiem!

W biurze można zorganizować pizza day, świętowanie urodzin albo regularne spotkania z dietetykiem. Nie bez znaczenia jest także sam wystrój, który przecież może się dynamicznie zmieniać. Dekoracje świąteczne albo rekwizyty na Halloween sprawia, że zwykłe miejsce pracy zrobi się wyjątkowe.

W ramach sezonowych aktywności w zimie można zorganizować firmowe Mikołajki, a w lecie dostawę lodów dla pracowników. Dzięki temu przestrzeń biurowa może stać się znacznie atrakcyjniejsza niż praca zdalna.

Przestrzeń biurowa w oczach pracowników – nie jest dobrze

Pracodawcy na całym świecie chcą widzieć swoich pracowników w biurach. Wszystkie badania potwierdzają zmierzch pracy zdalnej, ale wiele osób nie chce się z tym godzić. Raport Siła Docenienia 2022 mówi, że pracownicy zdalni i hybrydowi czują się doceniani znacznie częściej niż pracownicy biurowi – różnica sięga 20%. Tym co obniża zadowolenie pracowników biurowych są uciążliwe dojazdy do pracy, trudność w łączeniu życia prywatnego i zawodowego, niekomfortowe warunki w których trudno się skoncentrować. Myśląc o produktywnej pracy należy tak kształtować przestrzeń biurową, żeby pozbyć się jej największych wad i wykorzystać potencjalne zalety.