Produktywność pracy to kluczowy wskaźnik efektywności w każdej organizacji. Oznacza ona stosunek efektów pracy (np. liczby wyprodukowanych jednostek, wykonanych usług) do nakładów pracy (np. liczby przepracowanych godzin). Wysoka produktywność przekłada się na lepsze wyniki finansowe, większą konkurencyjność oraz zadowolenie pracowników
Czym jest produktywność pracy?
Produktywność to miara efektywności wykorzystania zasobów w procesie produkcji dóbr lub usług. W kontekście pracy, produktywność pracy odnosi się do ilości wytworzonych produktów lub usług w określonym czasie przez pracownika lub zespół. Dzięki większej produktywności można pokonać konkurencję, która dysponuje podobnym kapitałem i zasobami.
Produktywność pracowników zależy od wielu czynników.
- Kompetencje i doświadczenie – wykwalifikowani pracownicy wykonują zadania szybciej i z mniejszą liczbą błędów. Duży wpływ na produktywność zwłaszcza w pierwszych tygodniach nowego pracownika ma skuteczny onboarding.
- Motywacja – zmotywowany pracownik jest bardziej zaangażowany i efektywny. Choć wiele osób jest zdania, że zdecydowanie najskuteczniej motywują dobre pieniądze, należy pamiętać, że istotna może być także motywacja pozafinansowa.
- Warunki pracy – odpowiednie środowisko pracy sprzyja koncentracji i wydajności. Jest jednak wiele elementów, które mogą stanowić przeszkodę na drodze do pełnego wykorzystania wszystkich zasobów. W produktywnej pracy może przeszkadzać hałas, niewłaściwa temperatura, absencje. Istotnym problemem może być także głód w pracy. Aż 74% ankietowanych w badaniu Dailyfruits i Instytutu Medycyny Pracy „Żywieniowe nawyki pracujących Polaków” potwierdza, że gdy są głodni to gorzej im się pracuje.
- Dostęp do narzędzi i technologii – nowoczesne rozwiązania usprawniają wykonywanie zadań. W latach 90 XX wieku prawdziwy przełom przyniosła komputeryzacja. Dziś kluczową technologią do poprawy produktywności jest wykorzystanie sztucznej inteligencji. Dzięki narzędziom AI można zautomatyzować wiele procesów, szczególnie w branży IT, w marketingu, HR czy obsłudze klienta.
Jak obliczyć produktywność pracowników?
Aby zmierzyć produktywność pracowników, stosuje się różne wskaźniki, w zależności od specyfiki działalności. Obliczenie produktywności pozwala właściwie ocenić zapotrzebowanie na pracowników, odpowiednio zaplanować projekt i go rozliczyć. Właściwy pomiar produktywności ułatwia też sprawiedliwą ocenę wykonanej pracy i odpowiednie wynagradzanie.
1. Wskaźnik produktywności ogólnej
Oblicza się go jako stosunek całkowitej produkcji do całkowitych nakładów pracy:
Wskaźnik produktywności = Całkowita produkcja / Całkowite nakłady pracy
Przykład: Jeśli firma wyprodukowała 1 000 jednostek produktu przy 500 godzinach pracy, wskaźnik wynosi 2 jednostki na godzinę.
Takiego wskaźnika można używać, gdy chcemy się dowiedzieć, ile czasu będzie potrzeba na wyprodukowanie określonej liczby produktów.
2. Produktywność indywidualna
Mierzy efektywność pojedynczego pracownika
Produktywność pracownika = Liczba wykonanych zadań / Liczba przepracowanych godzin
Przykład: Pracownik wykonał 50 zadań w ciągu 25 godzin, co daje 2 zadania na godzinę.
3. Wskaźnik efektywności zespołu
Ocena wydajności całego zespołu:
Wskaźnik efektywności zespołu = Łączna liczba wykonanych zadań przez zespół / Łączna liczba przepracowanych godzin przez zespół
Przykład: Zespół wykonał 200 zadań w 100 godzin, co daje 2 zadania na godzinę.
Produktywność w pracy fizycznej i umysłowej
Produktywność pracowników to wskaźnik, który kojarzy się przede wszystkim z produkcją przemysłową. Łatwo przytoczyć przykłady takie jak liczba wykopanych ton węgla czy wyprodukowanych cegieł. Jednak obecnie produktywność można traktować jako kluczowy wskaźnik także w pracy umysłowej. Wiele o produktywności w call center mówi liczba wykonanych telefonów i liczba umówionych spotkań. Dla działów obsługi klienta właściwym wskaźnikiem mierzącym produktywność będzie liczba obsłużonych zgłoszeń czy rozpatrzonych reklamacji.
Trzeba jednak pamiętać o tym, że im bardziej złożony biznes tym bardziej skomplikowane mogą być metody skutecznego mierzenia produktywności. Zgłoszenia reklamacyjne w zależności od konkretnego przypadku mogą wymagać większego lub mniejszego nakładu pracy Liczba obsłużonych klientów czy podpisanych umów także może oznaczać zupełnie co innego, ponieważ oprócz pracy mieszczącej się w ramach standardowych procesów i zamówień są także nietypowe potrzeby na które również trzeba odpowiadać. Nieraz to bardziej czasochłonne, ale może przynosić dodatkowe korzyści i większe pieniądze.
Warto zwracać też uwagę na detale, mierząc produktywność w pracy kierowców. Jeśli są rozliczani za liczbę zrealizowanych dostaw, trzeba zwracać uwagę jak bardzo są oddalone poszczególne punkty na trasie. Jeśli istotna jest wielkość ładunku, to pytanie, czy jedynym miernikiem powinna być przewieziona liczba kilogramów, czy również objętość czy łatwość transportowania.
Wyznaczanie kluczowych wskaźników produktywności jest wbrew pozorom zadaniem trudnym i złożonym.
Czy zawsze produktywność będzie najważniejsza?
Chociaż produktywność dla całej organizacji jest kluczowym wskaźnikiem, nie każdą pracę uda się dokładnie zmierzyć i opisać posługując się kryteriami ilościowymi.
Działy kreatywne albo odpowiedzialne za innowacje, badania i rozwój często wymagają dużych budżetów, które krótkoterminowo nie przynoszą mierzalnych zysków. Często ich praca jest obarczona ryzykiem, jednak wystarczy jeden prawdziwie nowatorski pomysł, żeby popchnąć biznes do przodu i zyskać przewagę konkurencyjną.
Jak zwiększyć produktywność pracowników?
Zwiększenie produktywności pracowników wymaga kompleksowego podejścia, obejmującego zarówno aspekty organizacyjne, jak i indywidualne potrzeby pracowników.
1. Inwestycje w szkolenia i rozwój
Regularne szkolenia podnoszą kwalifikacje pracowników, co przekłada się na ich efektywność. Dodatkowo, rozwój zawodowy zwiększa motywację i zaangażowanie. Dzięki odpowiednio dobranej ścieżce pracownik może rozwinąć kompetencje miękkie i twarde.
2. Optymalizacja procesów pracy
Analiza i usprawnienie procesów pozwala wyeliminować zbędne działania, skrócić czas realizacji zadań i zredukować koszty. W ostatnim czasie coraz częściej sięga się po automatyzację rozmaitych czynności. Innym sposobem na optymalizację może być outsourcing niektórych usług czy elastyczne formy zatrudnienia – np. korzystanie z usług agencji pracy tymczasowej czy freelancerów.
3. Wykorzystanie nowoczesnych technologii
Automatyzacja rutynowych zadań oraz wdrożenie odpowiednich narzędzi IT zwiększa efektywność pracy i pozwala skupić się na zadaniach o wyższej wartości dodanej. W tej sferze prawdziwym game changerem są oczywiście rozwiązania oparte na AI.
4. Elastyczne formy pracy
Umożliwienie pracy zdalnej czy elastycznych godzin pracy może zwiększyć satysfakcję pracowników i ich produktywność. Pamiętajmy jednak, że to zjawisko nie występuje zawsze i wszędzie. Wiele zależy od specyfiki pracy i wykonywanych zadań.
5. Dbanie o dobrostan pracowników
To jeden z kluczowych składników wpływających na produktywność. Zdrowie fizyczne i psychiczne to fundament do produktywnej pracy. Wszelkiego rodzaju problemy zdrowotne przekładają się na spadek efektywności, a także nieobecności w pracy. Równowaga w życiu, dobre zdrowie i dobre relacje z innymi to ważne aspekty, dzięki którym można liczyć na dobrą atmosferę i harmonijne współdziałanie zespołu. To właśnie dlatego pracodawcy dbają o programy zdrowotne dla swoich pracowników, edukację żywieniową, dostęp do posiłków i przekąsek, zapewniają okazje do integracji oraz benefity pracownicze.
6. Jasne cele i oczekiwania
Precyzyjne określenie celów oraz oczekiwań wobec pracowników pomaga skupić ich wysiłki na najważniejszych zadaniach.
Podsumowanie
Zrozumienie, co to jest produktywność, oraz umiejętność jej mierzenia i zwiększania, są kluczowe dla sukcesu każdej organizacji. Poprzez inwestycje w rozwój pracowników, optymalizację procesów oraz tworzenie sprzyjającego środowiska pracy, można znacząco poprawić produktywność pracy i osiągnąć lepsze wyniki biznesowe.
