Od chwili przekazania kandydatowi wiadomości: „Witamy na pokładzie” do pierwszego dnia w pracy zazwyczaj mija kilka tygodni. Co w tym czasie dzieje się w głowie pracownika? Ekscytacja miesza się z niepewnością: „Czy szybko odnajdę się w nowym miejscu?”. Im dłużej trwa okres zawieszenia, tym więcej pytań i wątpliwości.
Wykorzystaj czas oczekiwania na pracownika do zbudowania pozytywnego wizerunku firmy. Przekuj stres w pozytywne doświadczenie. Jak to zrobić? Sprawdź, na czym polega preboarding.
Preboarding – definicja
Preboarding to część procesu adaptacyjnego nowego pracownika, który trwa od momentu potwierdzenia chęci zatrudnienia do chwili rozpoczęcia pracy. To czas na załatwienie kwestii formalnych, takich jak przygotowanie stanowiska pracy i skompletowanie dokumentacji kadrowej. Ale nie tylko!
Okres pomiędzy definitywnym rozstaniem z jedną firmą a rozpoczęciem pracy w nowym miejscu to dla zatrudnionego moment pewnego zawieszenia. Z jednej strony, będąc na okresie wypowiedzenia, nie czuje się już tak mocno związany z poprzednim miejscem pracy. Z drugiej – jeszcze nie jest „pełnoprawnym” członkiem nowego zespołu. Czasem nawet nie miał kontaktu z nikim poza rekruterem, który w wielu przypadkach jest osobą spoza organizacji. Trudno mu więc znaleźć jakikolwiek punkt zaczepienia i wyobrazić sobie, jak może wyglądać ten pierwszy dzień.
Inwestując w działania preboardingowe, możesz mu w tym pomóc.
Preboarding a onboarding – jakie są różnice?
Słowa: preboarding i onboarding często bywają stosowane zamiennie. Mimo że dotyczą podobnego obszaru, nie należy ich jednak utożsamiać. Na czym więc polega różnica?
Nie można mówić o kompleksowym onboardingu bez preboardingu. Wdrożenie pracownika nie będzie do końca efektywne bez właściwego przygotowania przed pierwszym dniem w nowej pracy. Preboarding jest więc jednym z elementów onboardingu.
Jak długo trwa ten proces? Trudno udzielić jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie, ponieważ wiele zależy od długości okresu wypowiedzenia u poprzedniego pracodawcy. Preboarding pracowników może więc trwać zarówno kilka dni, jak i trzy miesiące.
Z kolei cały proces onboardingu, czyli socjalizacji organizacyjnej, włącznie z preboardingiem, może trwać nawet 6-12 miesięcy. Oczywiście wszystko zależy od kultury danej organizacji, jej struktury i wielkości.
Jak tworzyć efektywny preboarding?
- Stwórz Welcome Book, czyli swego rodzaju podręcznik dla nowych pracowników. Co powinno się w nim znaleźć? Najważniejsze informacje o kulturze organizacyjnej firmy, np. dress code, cele i wartości, struktura, sposób komunikacji. Zadbaj jednak, żeby podręcznik nie przybrał zbyt akademickiej formy. Krótkie akapity, nagłówki, wyboldowane fragmenty i grafiki będą mile widziane. Dobrze zaprojektowany Welcome Book to doskonałe narzędzie employer brandingowe. Pozwala zebrać wszystkie najważniejsze informacje o firmie w jednym miejscu. Zadbaj o to, żeby pracownik otrzymał swój egzemplarz (w formie papierowej lub elektronicznej) jeszcze przed oficjalnym rozpoczęciem pracy.
- Zapoznaj nowego pracownika z nieformalnymi rytuałami zespołowymi (np. wspólnymi śniadaniami w każdy piątek czy meczami w piłkarzyki codziennie o 8:15).
- Przygotuj plan pierwszego dnia w pracy. Dzięki temu pracownik będzie mógł się do niego lepiej przygotować. Szczegółowy harmonogram sprawi, że nowo zatrudniona osoba będzie się mniej stresować. Plan możesz wysłać mailem na kilka dni przed „godziną zero”.
- Poinformuj pracowników, że do zespołu dołączy nowa osoba. Nie ma nic gorszego niż przyjść pierwszego dnia do nowej pracy i na wejściu usłyszeć: „Jesteś nowy?” czy „Co tu robisz?”.
- Zaproś nowego pracownika do zwiedzania biura – osobiście lub online. Dzięki temu, że zatrudniony będzie wiedział, gdzie znajduje się kuchnia, gdzie łazienki, a gdzie biuro zarządu, pierwszy dzień w pracy będzie przyjemniejszy. Możesz także przesłać mu mapę biura.
- Podtrzymuj kontakt – to szczególnie istotne, gdy czas oczekiwania wynosi 30 dni lub więcej. Bądź przewodnikiem i buduj pozytywne nastawienie. Nie przekazuj wszystkich informacji naraz. Sukcesywnie udostępniaj kolejne materiały.
- Zadbaj o pozytywne doświadczenie kandydata przy realizacji kwestii formalnych, takich jak podpisywanie umowy czy skierowanie na badania pracownicze. Być może pewne czynności można uprościć lub spersonalizować? Pamiętaj, że personalizacja doświadczenia rekrutacyjnego to jeden z najważniejszych trendów HR.
- Dzień przed pierwszym dniem potwierdź godzinę rozpoczęcia pracy. Przypomnij o harmonogramie spotkań, poinformuj, o której przychodzi „Pan Kanapka” i daj znać, jeśli w okolicy biura trwają właśnie prace remontowe utrudniające dojazd.
Jakie korzyści daje preboarding?
Preboarding jest silnie powiązany z candidate experience, czyli doświadczeniem kandydata wyniesionym z procesu rekrutacyjnego. To proces, który nie wymaga dużych nakładów finansowych. Może jednak przynieść wymierne korzyści.
Buduje zaangażowanie
Osoba, która może liczyć na regularny kontakt ze strony pracodawcy, zanim na dobre stanie się częścią organizacji, zacznie pracę z odpowiednią motywacją. Przypomnienie o dniu i godzinie pierwszego dnia pracy, welcome book czy welcome pack to coś więcej niż tylko miły gest.
Jakie komunikaty idą za tymi działaniami?
- „Jesteś dla nas ważny/ważna”.
- „Podtrzymujemy wszystkie ustalenia z rozmowy kwalifikacyjnej”.
- „Czekamy na Ciebie”.
- „Inwestujemy w Ciebie, ponieważ wierzymy, że możesz wpłynąć na rozwój całej firmy”.
- „Chcemy, żebyś czuł/czuła się u nas dobrze”.
Wspiera employer branding
Kandydaci chętnie dzielą się wrażeniami z rekrutacji – wbrew obiegowej opinii także tymi pozytywnymi. Osoba, która otrzymała wsparcie przed rozpoczęciem pracy, z większą chęcią weźmie udział w programie poleceń pracowniczych czy podzieli się wrażeniami na portalu oceniającym pracodawców.
Oszczędza czas
Pracownik, który przed „godziną zero” miał okazję wcześniej poznać członków swojego zespołu i został wyposażony w podstawową wiedzę o kulturze organizacyjnej firmy, przyjdzie do pracy lepiej przygotowany. Dzięki temu będzie potrzebować mniej czasu, żeby się wdrożyć.
Ogranicza rotację
Pierwsze dni i tygodnie w nowym miejscu pracy są kluczowe z punktu widzenia procesu rekrutacyjnego. Dobrze przeprowadzony proces wdrożenia sprawi, że pracownik będzie chciał zostać w firmie po okresie próbnym.
Dlaczego warto angażować się w preboarding? Podsumowanie
Preboarding pracowników to zadanie dla wewnętrznego działu HR lub specjalistów ds. zarządzania zasobami ludzkimi z firmy zewnętrznej. Proces ten wspiera działania wizerunkowe organizacji. To inwestycja, która szybko się zwróci. Odpowiednio zmotywowany pracownik będzie bardziej kreatywny, zaangażowany i lojalny – nie tylko pierwszego dnia!
