Praca hybrydowa w wielu firmach zapoczątkowała wielkie zmiany już w 2021 roku. Wybuch pandemii Covid-19 z dnia na dzień spowodował masowe przejście na pracę zdalną w wielu organizacjach, które zupełnie nie były na to przygotowane. Hybryda okazała się natomiast skuteczną odpowiedzią na okres postpandemiczny. Po tym jak udało się poznać wady i zalety pracy zdalnej oraz typowej pracy biurowej powstał model pracy, który sprawdził się na tyle dobrze, że wciąż funkcjonuje w niezmienionej formie. Czym się charakteryzuje praca w trybie hybrydowym? Wyjaśniamy w artykule.
Praca hybrydowa – co to znaczy?
Praca w systemie hybrydowym to rodzaj pracy, w którym zatrudniony pracownik wykonuje swoje obowiązki zarówno w siedzibie przedsiębiorstwa, jak i zdalnie, z własnego domu lub innego miejsca. Jest to zatem połączenie pracy stacjonarnej i pracy zdalnej w różnych proporcjach. To, jak ta idea funkcjonuje w praktyce zależy w dużym stopniu od potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa, branży, specyfiki stanowiska i wykonywanych obowiązków.
Wiele firm testowało różne warianty pracy hybrydowej, żeby poznać wady i zalety określonych rozwiązań. Przede wszystkim chodziło tutaj o znalezieniu właściwych proporcji pomiędzy obecnością w domu i w pracy i właściwym balansem między elastycznością, a potrzebą kontrolowania pracownika. Często decydowano się na takie rozwiązania jak:
- 2 dni pracy zdalnej i 3 dni pracy z biura,
- 4 dniu w domu i 1 dzień w biurze,
- praca rotacyjna – na przemian tydzień w domu i tydzień w biurze.
Po różnego rodzaju testach można było wyciągnąć wnioski i wiedzieć, która opcja jest optymalna i dlaczego. Co więcej zrozumiano, że przestrzeń biurowa i przestrzeń domowa, w której także można świadczyć pracę, nie stanowią dla siebie poważnej konkurencji. Przeciwnie – zdalnie i w biurze można wykonywać inne zadania i skupiać się na innych aktywnościach wykorzystując optymalnie dostępne walory użytkowe.
Możliwość oderwania się od hałasu i rozmów na open space z pewnością czynią zamkniętą przestrzeń domową lepszym miejscem dla grafików, programistów, analityków i innych samodzielnych specjalistów. Dla odmiany sala konferencyjna dostępna w biurze będzie zdecydowanie lepszą przestrzenią do rozmów i generowania pomysłów w zestawieniu z wirtualnym światem z Zooma albo Microsoft Teams. To z tego powodu niektóre firmy pozostawiły pracowników przez większość czasu w domach, zapraszając ich do biura na czas szkoleń, szczegółowego briefowania czy spotkań integracyjnych.
Praca w trybie hybrydowym rozpowszechniła się do tego stopnia, że przez niektórych pracowników i pracodawców zaczęła być taktowana jako benefit. Firmy szukające nowych członków zespołu zaczęły wymieniać możliwość pracy hybrydowej jako jedną z korzyści w ogłoszeniach rekrutacyjnych, natomiast sami kandydaci podczas spotkań zaczęli dopytywać o hybrydowy model pracy tak samo jak wcześniej o karty sportowe czy zakres opieki medycznej.
Różnice między pracą hybrydową a zdalną
W przypadku wykonywania pracy zdalnej często pracownicy jednej firmie nie znają się i nigdy nie widzieli się na żywo. To umożliwia (przynajmniej w teorii) wykonywanie swoich zadań z dowolnego miejsca na świecie. Dzięki temu daleki wyjazd nie musi być przeszkodą ani powodem do wykorzystywania urlopu. Jak wiadomo to właśnie praca zdalna wypromowała zjawisko workation czyli łączenia pracy zawodowej z wakacjami w jakimś atrakcyjnym turystycznie, najczęściej ciepłym regionie.
Hybrydowy model pracy wymusza jednak większą dyscyplinę, ponieważ wymaga regularnego pojawia się w biurze. Zaletą tego rozwiązania jest jednak fakt, że to sprzyja integracji. Możliwość spotkań ze współpracownikami, których lubimy buduje pozytywną atmosferę w zespole i często wspiera kreatywność. Zmiana środowiska, inne otoczenie, obecność innych osób i wymiany poglądów na żywo może prowadzić do odkrycia nowych rozwiązań i generowania nieznanych dotąd pomysłów.
Jakie są korzyści z pracy hybrydowej dla pracodawcy?
Praca biurowa narzucała firmom wiele ograniczeń. Hybrydowy model pracy może położyć im kres i pomóc wypłynąć na szersze wody, jeśli tylko dostrzeże się jego potencjał i właściwie wykorzysta. Jakie potencjalne korzyści warto wymienić?
- Możliwość rekrutacji pracowników z innych lokalizacji – jeśli pracownik nie jeździ do biura codziennie, tylko raz na jakiś czas, umiejscowienie siedziby firmy nie ma już tak dużego znaczenia jak wcześniej. Dzięki temu łatwiej nakłonić do pracy tych kandydatów, którzy normalnie nie zdecydowaliby się na współpracę ze względu na długi, niekomfortowy dojazd każdego dnia.
- Niższe koszty utrzymania biura – niektóre firmy przechodzące na model hybrydowy szybko zweryfikowały swoje potrzeby w zakresie powierzchni biurowych obraz benefitów dostępnych na miejscu. Okazało się, że praca hybrydowa w biurze wymaga innej organizacji przestrzeni z mniejszą liczbą stanowisk (biurek), często o charakterze rotacyjnym, a to umożliwia obniżenie kosztów na przykład przez przeniesienie się do innego lokalu, które bardziej odpowiada dzisiejszym potrzebom.
- Możliwość zaproszenie kontrahentów do swojej siedziby – to także ważny aspekt firmowy, który nie ma zastosowania, gdy firma całkowicie zrezygnuje z biura i spotkania odbywa wyłącznie online.
- Większe zadowolenie pracowników – to aspekt przekładający się w dużej mierze na efektywność. Jeśli pracownicy w modelu hybrydowym lepiej radzą sobie z organizacją prywatnych spraw , z pewnością docenią pracodawcę i nie będą rozglądać się za nowym zajęciem. A powstrzymanie nadmiernej rotacji w formie to jak wiadomo ważny cel na rok 2023.
Korzyści z pracy hybrydowej dla pracownika
Praca w systemie hybrydowym daje wielu osobom elastyczność, czyli możliwość wykonywania obowiązków w ciągu dnia bez sztywno wytyczonych godzin. Dla rodziców to ułatwienie w zorganizowaniu życia rodzinnego – odprowadzania dzieci do szkoły, dojazdów na dodatkowe zajęcia, wizyt u lekarzy specjalistów itd.
Jak wdrożyć model pracy hybrydowej w biurze?
Wdrożenie pracy hybrydowej podobnie jak każde inne wdrożenie wymaga właściwego zaplanowania i komunikacji z zespołem. Wszystkie pomysły dotyczące nowych zasad pracy powinny być wcześniej skonsultowane i zaakceptowane. Warto także spisać wszystkie niezbędne procedury i wprowadzić okresy przejściowe w trakcie których wszyscy stopniowo będą przyzwyczajać się do nowej rzeczywistości.
Potencjalne problemy wynikające z pracy w trybie hybrydowym
Bolączki związane z pracą hybrydową są podobne do tych, które znamy już z okresu pracy zdalnej. Poza biurem łatwiej o nieporozumienia, szumy komunikacyjne czy błędy wynikające z przekazywania informacji w innych sposób niż twarzą w twarz. Niektóre firmy mają też realny problem z kontrolowaniem swoich pracowników i efektów ich pracy. Jeśli członkowie zespołu nie mają wytyczonych odpowiednich, mierzalnych zadań, w trakcie pracy hybrydowej łatwo zgubić im właściwy cel czy stracić motywację.
Efektywna praca w systemie hybrydowym w dużym stopniu zależy od autorytetu, umiejętności i relacji kadry zarządzającej z szeregowymi pracownikami. Bardzo często menedżerowie, którzy zbudowali dobrze działający zespół w modelu stacjonarnym, wciąż będę efektywnie zarządzać nim w trakcie pracy hybrydowej. Natomiast słabi przywódcy, którzy nie radzili sobie przed pandemią, w trakcie hybrydy będą mieć analogiczne problemy, być może brak bezpośredniego kontaktu z pracownikami na co dzień tylko uwypukli ich skalę.
Praca hybrydowa w wielu firmach okazała się prawdziwym testem umiejętności miękkich. Na szczęście znamy wiele przypadków, w których kadry zarządzające poradziły sobie znakomicie.
W jakich branżach system hybrydowy jest najpopularniejszy?
Praca w trybie hybrydowym jest najpopularniejsza w branży IT i nowych technologii, w usługach takich jak doradztwo zawodowe, consulting, księgowość, a także w branży medialnej. W modelu hybrydowy pracują także specjaliści, którzy od lat świadczyli pracę zdalną – przedstawiciele branży kreatywnej, graficy, osoby prowadzące szkolenia. W związku z tym, że wiele eventów stacjonarnych jak targi i konferencje przeszło na model hybrydowy, także ich organizatorzy zaczęli pracować częściowo z domu, a częściowo w terenie, głównie w dniu wydarzenia i podczas bezpośrednich przygotowań do eventu.
