W okresie świątecznym wiele firm decyduje się na wręczenie swoim pracownikom paczek świątecznych jako formy podziękowania za ich całoroczną pracę. To bardzo ceniony benefit jednak w kontekście podatków sposób finansowania upominków może mieć różne konsekwencje. W tym artykule omówimy dwa scenariusze: finansowanie paczek świątecznych ze środków obrotowych oraz z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
Prezent dla pracownika a kwestie podatkowe i ZUS-owe
Wręczanie paczek świątecznych niesie za sobą konsekwencje podatkowe i kwestie związane ze składkami ZUS, które należy uwzględnić podczas planowania niespodzianki dla pracowników. Zgodnie z przepisami sposób rozliczenia wydatków na prezenty, paczki czy bony zależy od sposobu finansowania upominków. Środki mogą pochodzić z bieżących funduszy operacyjnych firmy albo z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS).
Finansowanie prezentów z zasobów firmy a ZFŚS – jakie są różnice?
Finansowanie ze środków obrotowych
Środki obrotowe to zasoby finansowe wykorzystywane na bieżące operacje firmy, takie jak zakup materiałów, wynagrodzenia pracowników, opłaty za usługi czy marketing. Są to fundusze, które zapewniają płynność finansową przedsiębiorstwa i umożliwiają jego codzienne funkcjonowanie. Finansowanie paczek świątecznych ze środków obrotowych oznacza, że firma pokrywa koszty związane z zakupem upominków bezpośrednio z tych zasobów, ponieważ traktuje je jako jeden z bieżących wydatków operacyjnych.
Finansowanie z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS)
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) to fundusz tworzony przez pracodawcę, który ma na celu finansowanie działalności socjalnej na rzecz pracowników i ich rodzin. Środki zgromadzone w ZFŚS mogą być przeznaczone na różnego rodzaju wsparcie, takie jak pomoc finansowa, dofinansowanie wypoczynku, świadczenia urlopowe czy właśnie paczki świąteczne. Ten fundusz jest obowiązkowy dla większości pracodawców, którzy zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, a jego wielkość zależy od liczby pracowników oraz ich wynagrodzenia.
Finansowanie paczek świątecznych z ZFŚS może być korzystniejsze z punktu widzenia podatkowego i składkowego niż korzystanie ze środków obrotowych firmy. Te świadczenia mogą być zwolnione z podatku dochodowego oraz składek ZUS, pod warunkiem że ich wartość w ciągu roku nie przekracza określonych limitów. Przy finansowaniu paczek z ZFŚS pracodawca musi przygotować określone dokumenty, które potwierdzą, że prezenty z okazji świąt są zgodne z regulaminem funduszu i przepisami prawa. Choć finansowanie paczek świątecznych z ZFŚS wiąże się z pewnymi wymaganiami administracyjnymi, to przynosi ono znaczące korzyści podatkowe i obniża koszty.
Do jakiej kwoty prezentu jest kwota wolna od podatku?
Podarunki dla pracowników, zarówno w formie rzeczowej, jak i pieniężnej, które są w całości sfinansowane ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) lub funduszy związków zawodowych, są zwolnione z podatku dochodowego do kwoty 1000 zł w roku podatkowym. Oznacza to, że pracownicy mogą otrzymać taki dodatek bez konieczności odprowadzania od nich podatku dochodowego, pod warunkiem że ich łączna wartość w danym roku nie przekroczy określonego limitu.
Z kolei, gdy pracodawca finansuje prezenty świąteczne dla pracowników ze środków obrotowych firmy, wartość tych upominków jest traktowana jako przychód ze stosunku pracy i podlega opodatkowaniu oraz składkom ZUS. Wyjątek stanowią prezenty o wartości nieprzekraczającej 100 zł w skali roku – jest to kwota prezentu wolna od podatku. Drobne upominki nie są objęte obowiązkiem podatkowym.
Prezenty świąteczne dla pracowników a koszty uzyskania przychodu
W przypadku prezentów świątecznych dla pracowników finansowanych ze środków obrotowych przedsiębiorstwa zazwyczaj nie ma przeszkód, aby zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodu. Jest to uzasadnione działaniem motywującym pracowników oraz budowaniem pozytywnej atmosfery w miejscu pracy. Natomiast podarunki wręczane kontrahentom powinny mieć charakter promocyjny i reklamowy. Takie upominki mają być raczej symboliczne, a nie drogie, aby można je było uznać za koszt podatkowy. Taki rodzaj prezentów pomaga w budowaniu relacji biznesowych i wzmacnia pozytywne wrażenie o firmie w oczach partnerów biznesowych.
