Umiejętność skutecznego wdrażania nowych osób do organizacji to ważny element, który na wpływ na stabilne funkcjonowanie zespołów, rotację w miejscu pracy i efektywność firmy. Dlatego należy zadbać o dobry onboarding pracownika – przykłady dobrych praktyk podajemy w artykule.
Co to jest onboarding pracownika?
Onboarding to proces mający na celu wprowadzenie nowego pracownika do organizacji. Obejmuje poznanie struktur, kultury organizacyjnej, ludzi pracujących w zespole, narzędzi do pracy, procedur, oferty produktowej i specyfiki funkcjonowania przedsiębiorstwa. Zakończenie onboardingu oznacza, że nowa osoba w zespole jest gotowa na wykonywanie swoich obowiązków.
Szczegółowy przebieg procesu wdrażania pracownika i czas jego trwania zależy od wielu czynników. Można szacować, że zazwyczaj jest to od kilku tygodni do kilku miesięcy.
Onboarding pracownika – dobre praktyki
Chociaż procesy onboardingowe w firmach są zróżnicowane, warto wskazać kilka uniwersalnych, dobrych praktyk, które zawsze się sprawdzają.
- E-mail powitalny – to informacja do wszystkich pracowników, że pojawia się nowa osoba w zespole. Warto w tej wiadomości wspomnieć, czym nowy pracownik będzie się zajmował, jakie ma doświadczenie, czym się wcześniej zajmował. Dzięki odpowiedniemu wprowadzeniu przestanie być anonimowy i na pewno łatwiej będzie mu rozmawiać ze współpracownikami.
- Welcome pack – paczka powitalna dla pracownika to więcej niż miły gest. Już na starcie daje poczucie satysfakcji, buduje lojalność pracownika w stosunku do pracodawcy i sugeruje, że nowa osoba jest kimś ważnym. W pakiecie mogą znaleźć się przedmioty przydatne w codziennej pracy (na przykład artykuły biurowe), ale również gadżety firmowe i przekąski.
- Buddy – to ważna osoba w procesie onboardingu. Buddy (kumpel, znajomy) to wyznaczona osoba mająca za zadanie wspieranie nowego pracownika w pierwszych dniach w nowym miejscu. Buddy oprowadzi po biurze, odpowie na najważniejsze pytania, wyjaśni gdzie szukać informacji, kogo pytać, chętnie porozmawia z nowym pracownikiem przy kawie albo przy obiedzie, zapyta o pierwsze wrażenia. Często to osoba z tego samego działu, zdecydowanie rzadziej tę funkcję pełni bezpośredni przełożony.
Przykłady onboardingu pracownika
Powyżej wskazaliśmy kilka uniwersalnych dobrych praktyk. Teraz skupimy się na realnych scenariuszach związanych z wprowadzeniem nowego pracownika na konkretne stanowisko. Jak może wyglądać dobry onboarding – przykłady poniżej.
- Onboarding w dziale handlowym – zazwyczaj osoba rozpoczynająca pracę na tym stanowisku ma już doświadczenie i umiejętności sprzedażowe. Kluczowe będzie zatem dobre szkolenie produktowe, żeby pracownik wiedział, co sprzedaje i potrafił odpowiedzieć na pytania Klienta. Pierwsze rozmowy handlowe można przeprowadzić pod nadzorem doświadczonego kolegi albo koleżanki, co powinno zredukować stres i zwiększyć pewność siebie podczas pierwszych kontaktów. Istotne będzie także przedstawienie systemu prowizyjnego i planów sprzedażowych – to warunek konieczny, aby pracownik był zmotywowany do działania.
- Onboarding w dziale obsługi Klienta – w tym przypadku także ważna będzie znajomość oferty produktowej, ale również szczegółowych procedur związanych z przyjmowaniem zgłoszeń, rozpatrywaniem reklamacji czy rozwiązywaniem innych problemów z którymi zwracają się Klienci. W związku z tym, że bardzo często pytania się powtarzają, warto udostępnić nowemu pracownikowi sprawdzone szablony odpowiedzi.
- Onboarding w dziale marketingu / komunikacji /PR – tutaj także istotna będzie znajomość oferty produktów i usług, ale jeszcze ważniejsza będzie orientacja w strategii biznesowej firmy, z której wynika strategia marketingowa. Nowy pracownik w marketingu powinien jak najszybciej poznać mierzalne wskaźniki według których będzie rozliczana jego praca, bez dobrych KPI trudno o skuteczne działania. Jeśli w marketing ściśle współpracuje z działem sprzedaży, dobrze już na wczesnym etapie poznać handlowców, ich potrzeby i sposób pracy – wtedy marketingowe wsparcie sprzedaży na pewno będzie bardziej efektywne.
Tak może wyglądać dobry onboarding, przykłady są jednak tylko sugestią. Tak naprawdę sam wiesz najlepiej, co się sprawdzi a co nie, jeśli dobrze znasz swoją firmę i panującą w niej atmosferę.
Czy onboarding się opłaca?
Nie ma wątpliwości, że onboarding jest kosztownym procesem. Przede wszystkim zajmuje dużo czasu i uwagi, więc odciąga pracowników zaangażowanych we wdrożenie nowego kolegi lub koleżanki od innych, bieżących zadań. Mając to na uwadze pojawia się pokusa, żeby szybciej rzucić pracownika na głęboką wodę – być może poradzi sobie bez dłuższego przeszkolenia. W przeważającej większości przypadków takie pojęcie będzie jednak błędem. Żeby to sobie uzmysłowić należy wziąć pod uwagę skalę ryzyka i koszty alternatywne. Jeśli pracownik w pierwszych dniach nie poczuje, że otrzymuje właściwe wsparcie, może szybko zrezygnować z posady. To oznacza ponowne rozpoczęcie rekrutacji na to samo stanowisko. A jak wiadomo koszty rekrutacji będą znacznie wyższe niż koszty onboardingu!
Onboarding to dobry start dla nowego pracownika w nowym otoczeniu. Jest bezpośrednio związany z procesem rekrutacji i znakomicie go uzupełnia. Nie należy jednak zakładać że raz nabyte umiejętności i nawyki pozostaną już na zawsze. Warto stale doskonalić wiedzę i zdolności zespołu poprzez przeprowadzanie regularnych szkoleń. A jeśli pracownik będzie miał dłuższą przerwę z powodu urlopu czy zwolnienia lekarskiego, przyda się także reboarding czyli przypomnienie i zaktualizowanie wiedzy z okresu onboardingu.
