Onboarding pracownika – co to jest?

To jak dobrze działa organizacja jest w dużej mierze zależne od ludzi, którzy w niej pracują. Zgrany zaangażowany zespół, który ma odpowiednie kwalifikacje i właściwą motywację poradzi sobie nawet z najbardziej wymagającymi wyzwaniami. Przeszkodą w sprawnym działaniu jest jednak rotacja. Gdy członkowie zespołu odchodzą i firma zastępuje ich nowymi osobami niezbędny będzie dobrze przeprowadzony onboarding!

Co to jest onboarding pracownika?

O onboardingu mówimy, gdy nowy pracownik rozpoczyna pracę i stopniowo wdraża się w swoje obowiązki poznając zasady funkcjonowania organizacji, jej misję i wartości, produkty i usługi, współpracowników, organizację pracy. W procesie onboardingu przekazywane są też odpowiednie narzędzia do pracy, dostępy i inne informacje niezbędne do wykonywania zadań postawionych przed pracownikiem.  To jakie są etapy onboardingu i ile trwa cały proces zależy od konkretnego stanowiska, branży, kultury organizacyjnej firmy i zasad jej funkcjonowania.

Często onboarding pracownika zaczyna się jeszcze zanim po raz pierwszy pojawi się w biurze. Warto wykorzystać czas pomiędzy zakończeniem procesu rekrutacyjnego a formalnym rozpoczęciem współpracy. Jeszcze zanim nowa osoba pojawi się na swoim stanowisku zazwyczaj trzeba załatwić jeszcze kilka formalności – wykonać badania medycyny pracy, przekazać informacje potrzebne do ubezpieczenia (pracownika i ewentualnie dzieci), przekazać świadectwa pracy oraz dokumenty potwierdzające wykształcenie i kwalifikacje. To dobry moment, żeby porozmawiać z nowym pracownikiem i przygotować go na to, co czekać go będzie w pierwszych dniach. Dobrą praktyką jest poinformowanie pracowników firmy z wyprzedzeniem o tym, że do teamu dołączy nowy kolega lub koleżanka a także przygotowanie harmonogramu pierwszych dni, które często przeznaczone są na szkolenia.

Onboarding pracownika – dlaczego jest ważny dla pracownika?

Zmiana miejsca pracy często oznacza stres i niepewność. W nowej pracy pojawia się wiele pytań, na przykład:

• Czy spodoba mi się atmosfera w pracy?
• Czy znajdę wspólny język ze współpracownikami?
• Czy poradzę sobie z nowymi wyzwaniami i moje kompetencje okażą się wystarczające, żeby poradzić sobie ze swoimi zadaniami?
• Czy praca na nowym stanowisku będzie mnie satysfakcjonować?
• Czy wszystkie informacje przekazane w procesie rekrutacji na temat ścieżki rozwoju, szkoleń i zakresu zadań na stanowisku okażą się prawdziwe.

Każda zmiana może być stresującym doświadczeniem – szczególnie zmiana pracy. To ważne dla pracownika, żeby pracodawca był w trakcie tego procesu prawdziwym wsparciem – pomagał, odpowiadał na pytania, służył radą, okazywał życzliwość i zainteresowanie. Dzięki temu każdemu nowemu pracownikowi będzie łatwiej odnaleźć się w nowym miejscu.

Dlaczego onboarding jest ważny dla pracodawcy?

Rekrutacja nowego pracownika i jego wdrożenie jest dla pracodawcy dużym kosztem. Od jakości tych procesów zależy czy będzie to dobra inwestycja czy strata pieniędzy. Szukanie właściwego kandydata i jego szkolenie zajmuje dużo czasu i odciąga pracowników od innych zadań, które mogliby w tym czasie wykonywać. Jeśli nowy kandydat nie odnajdzie się na swoim stanowisku, nie spełni oczekiwań lub sam zrezygnuje po okresie próbnym, proces trzeba będzie zaczynać od nowa i po raz drugi ponosić koszty.

Wobec tego kluczem do sukcesu może być właśnie dobrze przeprowadzony onboarding pracownika. Mądrze przeprowadzone działania zwiększają szansę na to, że pracownik rzeczywiście będzie dawał wartość dodaną i będzie mieć wkład w rozwój organizacji.

Dobrze przeprowadzony onboarding wpływa na postrzeganie firmy przez pracownika. To szczególnie ważne, bo dobre wrażenie można zrobić tylko raz! Jeśli onboarding przebiegnie wzorcowo, to nowy pracownik już na starcie będzie się utożsamiał z firmą i dobrze o niej mówił. Można zatem przyjąć, że proces onboarding przekłada się także na emploer branding.

Prawidłowy onboarding pozwoli też szybciej osiągać dobre wyniki w pracy. Właściwie przeszkolony pracownik szybciej będzie mógł pracować samodzielnie i dowozić właściwe rezultaty.

Jak można wspierać onboarding pracownika?

Im więcej osób zaangażuje się w proces onboarding tym lepiej. Kluczowa będzie praca bezpośredniego przełożonego nowego pracownika oraz działu HR. Nie należy jednak zapominać o współpracy z pracownikami innych działów. Często na wczesnym etapie, kiedy potrzebne jest poznanie zasad funkcjonowania firmy ważne jest, żeby nowy pracownik poznał perspektywę i punkt widzenia wielu osób – działu obsługi Klienta, działu sprzedaży, produkcji itd.

W ostatnich latach popularność zyskują gotowe rozwiązania w postaci platform onboardingowych. To prosty sposób na to, żeby zapanować nad złożonym procesem mając w jednym narzędziu możliwość używania jednocześnie udostępniania materiałów, przeprowadzania szkoleń, ankietowania, weryfikowania wiedzy, zarządzania kalendarzem, zbierania feedbacku.

Bardzo często w procesie adaptacji na nowym stanowisku pracy wykorzystuje się także tak zwane paczki powitalne – welcome pack. Upominek na pierwszy dzień w pracy to miły gest podnoszący pewność siebie i poczucie docenienia już od pierwszego dnia. W pakiecie mogą być przydatne materiały drukowane, gadżety firmowe, a także przydatne na co dzień rzeczy jak butelka na wodę, notes, długopis. Dobrą praktyką jest także umieszczanie welcome packach zdrowych przekąsek.  

Popularnym rozwiązaniem jest także przydzielenie osoby, która będzie opiekunem nowego pracownika w okresie wdrożeniowym Tak zwany Buddy (z języka angielskiego kumpel/kolega/znajomy) pomaga na każdym kroku i odpowiada na najważniejsze pytania. Często tej funkcji nie pełni bezpośredni przełożony tylko pracownik na szeregowym, często równorzędnym stanowisku. Wynika to z faktu, że kadra menedżerska często jest zaangażowana w zbyt wiele spotkań, żeby poświęcić odpowiednią ilość czasu nowym pracownikom. Poza tym często łatwiej przełamać lody rozmawiając niezobowiązująco z nowym kolegą z zespołu niż z szefem, który będzie przecież oceniał wyniki pracy i bezpośrednio wydawał polecenia.

Jak wprowadzić nowego pracownika? Krok po kroku

Projektując proces onboarding należy zachować umiar i właściwe proporcje. Znalezienie złotego środka nie zawsze jest zadaniem prostym, ale coraz łatwiej o to razem z coraz większym doświadczeniem. Z jednej strony nie należy przesadzić ze zbyt dużą liczbą informacji na raz. Z drugiej nie należy pozwolić na to, żeby pracownik się nudził lub nie wiedział, co ma robić i czego się od niego oczekuje. W każdej organizacji onboarding może przebiegać zupełnie inaczej. Można jednak wyróżnić listę elementów, które będą częścią wspólną wielu procesów:

• Pokazanie stanowiska pracy,
• Przekazanie narzędzi do pracy – telefon, laptop, dostęp do skrzynki e-mail,
• Szkolenie BHP,
• Oprowadzenie po firmie – pokazanie gdzie znajduje się kuchnia, kantyna, sala konferencyjna,
• Zaprezentowanie firmy z jej strukturą organizacyjną,
• Szkolenia związane z procedurami w firmie,
• Szkolenia związane z używaniem konkretnych narzędzi,
• Szkolenia produktowe,
• Poinformowanie o przysługującym pakiecie benefitów i o tym, jak z nich korzystać,
• Rozmowa z bezpośrednim przełożonym.

Onboarding pracownika a rotacja w firmie

Według badań Wynhurst Group w ciągu pierwszych 45 dni zatrudnienia występuje 22% rotacja pracowników. 50% osób odchodzi w ciągu pierwszych 4 miesięcy pracy.

Nawet 91% pracowników pozostaje w firmie dłużej, kiedy na początku ich pracy uczestniczą w onboardingu. Te dane nie pozostawiają żadnych wątpliwości – onboarding jest potrzebny i trudno wyobrazić sobie bez niego prawidłowe funkcjonowanie organizacji i skuteczne prowadzenie biznesu.

W czasach gdy jednym z największych wyzwań jest słabnące zaangażowanie pracowników i coraz częściej występujący problem wypalenia zawodowego, onboarding może pomóc zapobiegać tym zagrożeniom. Dziś to już nie fanaberia, a obowiązujący standard, dlatego polityka onboardingowa powinna być traktowana z należytą uwagą i na bieżąco dostosowywana do zmieniających się potrzeb organizacji oraz kandydatów.