Multitasking często wymieniany jest jako cenna umiejętność przydająca się w pracy. Niektórzy chwalą się, że wykorzystują tę super moc w codziennej pracy i dzięki temu są bardziej efektywni. Multitasking nieraz pojawia się także jako jeden z elementów opisu stanowiska pracy lub wymagań dla kandydata na określone stanowisko – zwłaszcza w marketingu i sprzedaży. Nie brakuje jednak opinii, że w praktyce multitasking nie działa wcale tak, jak sobie wyobrażamy. Czy naprawdę w pracy można robić kilka rzeczy jednocześnie i każdą z nich dobrze? Wyjaśniamy to dokładnie!
Multitasking – co to jest?
Multitasking, czyli wielozadaniowość, to zdolność wykonywania kilku zadań jednocześnie lub szybkiego przełączania się między nimi. Pojęcie to wywodzi się z informatyki, gdzie opisuje systemy operacyjne zdolne do równoczesnego przetwarzania wielu procesów. W kontekście ludzkim oznacza próbę realizacji różnych czynności w tym samym czasie, takich jak odpowiadanie na e-maile podczas uczestnictwa w spotkaniu czy prowadzenie rozmowy telefonicznej podczas pisania raportu.
Jakie przez lata było podejście do multitaskingu?
W przeszłości multitasking był postrzegany jako cenna umiejętność, szczególnie w środowiskach biznesowych. Pracownicy zdolni do wykonywania wielu zadań jednocześnie byli uważani za bardziej efektywnych i wartościowych. Wielozadaniowość była często wymieniana jako pożądana cecha w ogłoszeniach o pracę.
Jednak z biegiem czasu podejście to uległo zmianie. Badania wykazały, że multitasking może prowadzić do spadku efektywności pracowników, zwiększonego stresu i większej liczby pomyłek. Taki obraz można dostrzec między innymi e badaniach przeprowadzonych w paryskim Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale. Wynika z nich, że dzieląc uwagę na dwa równoczesne cele, możesz popełniać nawet 3 razy więcej błędów.
Mylne przekonanie o mocy multitaskingu prowadzi do ogromnych strat w przedsiębiorstwach. Bryan College szacuje, że wykonywanie przez pracowników więcej niż jednego zadania w danym momencie generują dla pracodawców koszty w wysokości 450 milionów dolarów rocznie w skali globalnej.
Odkąd wnioski ze wspomnianych i innych podobnych badań trafiły do szerszej rzeszy odbiorców, coraz więcej organizacji zaczęło promować skupienie na pojedynczych zadaniach jako bardziej efektywną strategię pracy.
Jak naprawdę multitasking wpływa na efektywność pracy?
Dzięki nowoczesnym metodom naukowym można zweryfikować swoje wyobrażenia o tym, jak funkcjonuje w praktyce multitasking. Naukowcy z Uniwersytetu Vanderbilt wykorzystali obrazowanie MRI, aby monitorować funkcjonowanie mózgu osób wykonujących więcej niż jedną czynność naraz. Z obserwacji wynika, że gdy ludzie starają się wykonać dwa zadania jednocześnie, wykonanie drugiego zadania zwykle prowadzi do odroczenia pierwszego. Opóźnienie powstaje na etapie przetwarzania informacji, które uniemożliwia wybór dwóch operacji jednocześnie. Innymi słowy gdy starasz się pogodzić wiele zadań, ludzki mózg musi wyłączyć reguły poznawcze odnośnie starego zadania i włączyć inny zestaw – do nowego. Wymaga to przełączania funkcji poznawczych, co zmniejsza wydajność. Szczególnie wielozadaniowość jest nieskuteczna, gdy próbuje się wykonać zadania, które wymagają skorzystania z tej samej części mózgu.
W konsekwencji multitasking prowadzi do:
- Spadku produktywności: Przełączanie się między zadaniami może obniżyć produktywność pracy nawet o 40%.
- Zwiększonego ryzyka błędów: Brak pełnej koncentracji na jednym zadaniu zwiększa prawdopodobieństwo popełnienia błędów.
- Stresu i zmęczenia: Ciągłe przełączanie uwagi może prowadzić do wyczerpania psychicznego i fizycznego.
- Obniżonej jakości pracy: Niedostateczne skupienie może skutkować niższą jakością wykonanych zadań.
Czy pracodawcy powinni wymagać multitaskingu od swoich podwładnych?
W świetle dostępnych badań i obserwacji, wymaganie od pracowników ciągłego multitaskingu może być niekorzystne. Zamiast tego, pracodawcy powinni wdrożyć inne rozwiązania.
- Promować skupienie na pojedynczych zadaniach: Zachęcanie do koncentrowania się na jednym zadaniu może zwiększyć efektywność i jakość pracy.
- Minimalizować przerwy i rozproszenia: Ograniczenie liczby przerywanych zadań może pomóc w utrzymaniu koncentracji.
- Wspierać zarządzanie czasem: Szkolenia z zakresu efektywnego zarządzania czasem mogą pomóc pracownikom w lepszym planowaniu i realizacji zadań.
- Dostosować oczekiwania: Uznanie, że nie wszystkie zadania mogą być wykonywane jednocześnie, i dostosowanie oczekiwań do realnych możliwości pracowników.
Podsumowując, choć multitasking był kiedyś uważany za pożądaną umiejętność, obecnie coraz więcej dowodów wskazuje na jego negatywny wpływ na efektywność i dobrostan pracowników. Choć badania naukowe mówią coś innego, w wielu środowiskach wciąż panuje przekonanie o tym, że multitasking to stan do którego należy dążyć, więc mit wciąż jest powielany. Z pewnością warto przemyśleć podejście do wielozadaniowości w miejscu pracy i przyjrzeć się bliżej temu zagadnieniu, ponieważ może być istotnym elementem wpływającym na poziom stresu czy satysfakcję z pracy.
Czy można uciec od multitaskingu?
Multitasking to coraz częste zjawisko w firmach. Warto podkreślić, że nie zawsze pojawia się z inspiracji pracodawców i wynika z wytycznych płynących od kadry zarządzającej. Często pracownicy wdrażają taki sposób pracy nawet wbrew oficjalnym wytycznym. Dlaczego tak się dzieje? Przyczyną może być przeciążenie pracą i niedostosowanie zasobów do potrzeb. Chęć gonienia za trudnymi czy wręcz niemożliwymi do spełnienia wymaganiami oraz presja czasu, sprawiają, że wykonywanie zadań w sposób liniowy jest niewykonalne. Zbyt wiele projektów na raz i zbyt szeroki zakres obowiązków sprawia, że na co dzień po prostu nie da się zdążyć ze wszystkim, robiąc tylko jedną rzecz na raz.
Dodatkowym czynnikiem wymuszającym multitasking jest nadmiar różnych bodźców. W miejscu pracy zalewają nas setki niepotrzebnych komunikatów, które odciągają od kluczowych zadań, którymi powinniśmy się zająć. Za odwracanie uwagi w dużym stopniu odpowiadają social media, niepotrzebne powiadomienia z aplikacji, niechciane wiadomości na Linkedin, niepotrzebne maile, które nie wnoszą wartości czy wiadomości z komunikatorów.
To jak duża będzie skala problemu w pewnym stopniu definiuje styl pracy i kultura organizacyjna. Ważnym zadaniem dla pracodawcy jest stworzenie takiego środowiska pracy, w którym pracownicy nie są zasypywani zadaniami i nie muszą na co dzień wykonywać kilku na raz.
Jako pracownicy możemy natomiast przestrzegać określonych reguł:
- ustalaj priorytety i trzymaj się ich, wykonując najpierw zadania najpilniejsze i najważniejsze,
- postaraj się skoncentrować przez wyznaczony czas (na przykład 30 minut) wyłącznie na jednym zadaniu,
- wyznacz sobie konkretny czas w ciągu każdego dnia na aktywności, które mogą być odciągać od ważnych zadań. Chodzi o takie rozpraszacze jak sprawdzanie maila, przeglądanie mediów społecznościowych albo czytanie newsów,
- rób przerwy w trakcie pracy — systematyczny wypoczynek, nawet w formie kilkuminutowej przerwy, ma bardzo pozytywny wpływ na zdolności poznawcze, kreatywność i skupienie uwagi.
