List powitalny dla nowego pracownika to jeden z elementów wspierających onboarding. Jaka jest jego funkcja, jak go napisać i jakie przyniesie korzyści?
Czym jest list powitalny do nowego pracownika?
Według Instytutu Gallupa 88% pracowników nie jest zadowolona z tego, w jaki sposób przebiegł proces wdrożenia do pracy. To pokazuje jak wiele pracy przed nami! Dobrze przeprowadzony onboarding to nie miły dodatek, a ważna część polityki działu HR. Jeśli nowo zatrudnieni pracownicy nie otrzymają odpowiedniego wsparcia już od pierwszego dnia mogą szybko zrezygnować ze swojej posady i poszukać alternatywy gdzieś indziej. A powtórzenie procesu rekrutacyjnego to większy koszt niż dobry onboarding.
Proces wdrożenie powinien obejmować zaznajomienie nowej osoby z zespołem, narzędziami do pracy i najważniejszymi procesami w toku szkoleń. Dlatego nowy pracownik jest zazwyczaj w pełni gotowy do wykonywania obowiązków na swoim stanowisku w ciągu kilku tygodni albo nawet kilku miesięcy.
Bardzo ważny jest jednak początek. Pierwszego dnia pracownik powinien mieć przygotowanie swoje stanowisko pracy, a tam swój komputer, telefon, często zestaw upominków na start (welcome pack) oraz… LIST POWITALNY.
Taki spersonalizowany list do nowego pracownika powinien zawierać oczywiście gratulacje i życzenia powodzenia na nowym stanowisku. Warto także zamieścić tam najważniejsze, praktyczne informacje o organizacji biura, czasie pracy, parkingu, przysługujących benefitach i dodatkach.
Jak napisać list powitalny dla nowego pracownika?
List powitalny może mieć formę papierową lub być mailem. W przypadku wiadomości e-mail zyskujesz możliwość załączenia do wiadomości współpracowników a także wskazania przydanych linków. List wydrukowany na papierze będzie natomiast dobrym wyborem jeśli nowy pracownik rozpoczyna świadczenie pracy w trybie zdalnym. Jeśli codzienna praca opiera się na komunikacji mailowej i spotkaniach online, fizyczny list na pewno będzie atrakcyjnym wyróżnikiem, który zrobi wrażenie na pracowniku. Z dostarczeniem go nie będzie problemu – w końcu może znajdować się w welcome packu wysłanym na adres pracownika.
Kto powinien być autorem listu?
Zależy, kto czuje się na siłach, aby stworzyć odpowiedni tekst. Dobrze zredagowana wiadomość może być efektem współpracy kilku osób. Na treść listu powinien mieć wpływ oczywiście bezpośredni przełożony, osoba zaangażowana w rekrutację konkretnego pracownika. Często też może przydać się pomoc działu HR, marketingu wewnętrznego, działu Employer Branding czy komunikacji. W małych firmach w tworzeniu listów powitalnych może być zaangażowany osobiście prezes firmy czy właściciel. Jeśli osoba z najwyższego szczebla stworzy list powitalny i się pod nim podpisze, nowy pracownik może traktować to jako pewną formę wyróżnienia i odbierać zdecydowanie pozytywnie.
Co powinno być w liście powitalnym – na co zwrócić uwagę?
Niezależnie od tego kto ostatecznie za tym stoi, warto trzymać się kilku uniwersalnych zasad:
- Przed przekazaniem listu powitalnego przeczytaj go wielokrotnie i dokładnie sprawdź czy nie ma żadnych literówek i innych błędów,
- Pisz krótko, zwięźle i konkretnie – na szczegółowe wyjaśnienia przyjdzie czas. List powitalny raczej nie powinien być dłuższy niż jedna strona A4.
- Pokaż pracownikowi, że jest dla firmy kimś ważnym – wiadomość do nowego pracownika nie powinna być sztampowa i taka sama dla wszystkich. Przekazywanie każdemu tej samej treści z zamienionym imieniem na początku mija się z celem. Staraj się spersonalizować komunikat mając na uwadze do kogo piszesz – jakie będzie pełnić stanowisko w organizacji, jakie będzie mieć zadania, jak przebiegał proces rekrutacyjny.
- W miarę możliwości nie pisz o sobie i o firmie – skup się na adresacie! Pracownik na pewno już dużo wie na temat organizacji i jej planów. W liście powinien odnaleźć to, czego sam potrzebuje – słów wsparcia, motywacji do pracy, wskazania swojej roli i jej wpływu na cele biznesowe, które mają być zrealizowane. Niech wie, że jest dla firmy ważny!
List powitalny dla pracownika – korzyści
Jakie są konkretne korzyści z napisania dobrego listu powitalnego dla pracownika?
- list powitalny może pomóc w budowaniu pozytywnego wizerunku firmy,
- pokazuje nowemu pracownikowi, jakie cele i wartości są ważne dla firmy,
- umożliwia wprowadzenie nowego pracownika w świat firmy i kultury organizacyjnej
- często pomaga w łagodzeniu stresu związanego z nowym miejscem pracy.
Jak widać potencjalnych korzyści jest całkiem sporo. Nie warto zatem pomijać tego elementu w swojej polityce onboardingowej.
Szukasz innych pomysłów i inspiracji, które pomogą we wdrożeniu nowych osób do zespołu? Zobacz także inny artykuł: Onboarding pracownika – dobre praktyki i przykłady
List powitalny dla nowego pracownika – wzór
Każda organizacja może mieć trochę inną politykę, kulturę organizacyjną i styl komunikowania się. List powitalny dla nowego pracownika powinien być zatem spójny z tymi elementami. Nie warto korzystać z gotowych szablonów, jeśli zupełnie nie przystają one do stylu komunikowania w danej firmie. Pisząc list należy samodzielnie ocenić czy bardziej wskazane będzie użycie formalnego języka czy potocznego. Na pewno inny styl będzie miał list powitalny w kancelarii prawnej, a inny w agencji marketingowej albo startupie. Zamiast kopiować gotowe rozwiązania, lepiej poprzestać na inspiracjach i na ich podstawie stworzyć własne teksty.
