Konflikty w pracy – jak je rozwiązywać i im zapobiegać?

Konflikt w pracy to naturalna część życia zawodowego. W każdej organizacji dochodzi do nieporozumień między pracownikami, wynikających z różnic w wartościach, celach czy stylach komunikacji. Dla specjalistów HR oraz office managerów kluczowe jest nie tylko skuteczne rozwiązywanie konfliktów w pracy, ale także ich zapobieganie, zanim przerodzą się w poważniejsze problemy. Nierozwiązane konflikty są jednym z czynników, który sprawia, że w firmie może pojawić się toksyczna atmosfera.  Jakie są najczęstsze przyczyny konfliktów w miejscu pracy? Jak rozwiązać konflikt między pracownikami? I jakie działania prewencyjne warto wdrożyć? O tym wszystkim poniżej.

Skąd wynikają konflikty w pracy?

Trudno rozwiązać pojawiający się konflikt w pracy, nie wiedząc, jakie jest jego podłoże. Rozwiązywanie konfliktów w pracy i zapobieganie ich występowanie jest znacznie prostsze, jeśli wiesz, skąd właściwie się biorą. Bez takiej wiedzy pozostaje tylko zarządzanie kryzysowe. Lepiej pozbyć się potencjalnego kłopotu w zalążku niż interweniować w momencie, gdy sytuacja eskaluje.  Przyczyny konfliktów w pracy mogą być bardzo różnorodne. Oto kilka najczęstszych:

• Różnica w wartościach i przekonaniach – Każdy pracownik kieruje się w życiu innymi zasadami, co może prowadzić do napięć.
• Problemy komunikacyjne – Błędnie zrozumiane intencje, brak informacji czy nieprecyzyjne polecenia to jedne z najczęstszych przyczyn nieporozumień. Często problemy na tym tle występują w rozproszonych zespołach, gdy nie ma okazji do bezpośrednich spotkań. Nie jest to jednak domena wyłącznie pracy zdalnej i hybrydowej. W firmach, które pracują w biurze też zdarzają się problemy z jasną komunikacją. Kluczową rolę odgrywa tutaj nie tylko forma przekazywania informacji, ale też umiejętności miękkie konkretnych osób zaangażowanych projekt oraz kultura organizacyjna firmy.
• Konflikty o zasoby – Pracownicy mogą rywalizować o budżet, narzędzia pracy, przestrzeń biurową czy awanse. Przykładem takiego konfliktu mogą być zacięte boje o dostępność salki konferencyjnej na spotkania.
• Niejasne role i zakresy odpowiedzialności – takie konflikty w pracy należą do powszechnych i występują, gdy zakresy kompetencji nie są jasno określone. Wówczas pojawiają się konflikty dotyczące podziału zadań, które nie sprzyjają efektywności procesów.
• Stres i presja czasu – Praca pod napięciem sprzyja impulsywnym reakcjom i agresywnym zachowaniom. Konflikt w pracy spowodowany presją czasu i wyników to chleb powszedni dla wielu osób zatrudnionych w agencjach marketingowych.
• Konflikty osobowościowe – Ludzie o odmiennych charakterach mogą mieć trudności w skutecznej współpracy. Konflikt w pracy wynikający z różnych osobowości i stylów pracy to także częste zjawisko.

Rodzaje konfliktów w pracy

Zrozumienie natury konfliktu pomaga w jego skutecznym rozwiązaniu.  Myśląc o tym, jak rozwiązać konflikt między pracownikami, należy mieć na uwadze nie tylko jego przyczyny, ale również charakter sporu. Wyróżniamy kilka podstawowych rodzajów konfliktów w pracy:

1. Konflikty interpersonalne – Między dwoma osobami, wynikające z różnych charakterów, oczekiwań czy sposobów pracy.
2. Konflikty zespołowe – W obrębie zespołu, często związane z podziałem zadań, kompetencji lub odpowiedzialności. Czasami konflikt interpersonalny między kierownikami działów może przerodzić się w konflikt w pracy dotyczący prowadzonych przez nich zespołów.
3. Konflikty międzydziałowe – Mowa o rywalizacji pomiędzy działami o odmiennych celach (np. marketing kontra dział sprzedaży). Taka sytuacja może być permanentnym problemem, jeśli pracownicy nie znają strategii rozwoju firmy i nie mają świadomości, że koordynacja działań różnych działów może przynieść korzyści całej organizacji.
4. Konflikty hierarchiczne – Między przełożonym a pracownikiem, wynikające np. z braku docenienia lub niejasnych wymagań.
5. Konflikty strukturalne – Spowodowane przez politykę firmy, system premiowy czy organizację pracy.

Identyfikacja rodzaju konfliktu może być pomocna przy poszukiwaniu rozwiązania. Pamiętajmy jednak, że kryteria nie zawsze są ostre i często problem może mieć cechy różnych rodzajów konfliktu.

Jakie są konsekwencje nierozwiązanych konfliktów w pracy?

Niezażegnane spory mogą prowadzić do wielu negatywnych skutków:

• Spadek produktywności – pracownicy zaangażowani w konflikt mniej efektywnie wykonują swoje zadania.
• Wzrost poziomu stresu – długotrwałe konflikty prowadza do wypalenia zawodowego.
• Obniżona jakość współpracy – gdy pojawia się konflikt w pracy zespoły stają się mniej zgrane.
• Zwiększona rotacja – napięta atmosfera może skłaniać do zmiany pracy. Duża rotacja pracowników to kolejny problem, ponieważ generuje kolejne koszty związane z rekrutacją i wdrożeniem nowych ludzi.
• Zły wizerunek firmy – firma, w której często dochodzi do konfliktów, może mieć trudności w rekrutacji talentów. Permanentny konflikt w pracy skutecznie niweczy wysyłki działów odpowiedzialny za employer branding.

Warto pamiętać o tych wszystkich aspektach, żeby mieć argumenty do dyskusji z osobą, która bagatelizuje problemy. Nieraz pracownik dowozi bardzo dobre indywidualne wyniki, ale jednocześnie popada w konflikty i psuje atmosferę wpływając negatywnie na pracę innych osób. Zastanawiając się nad przyszłością takiej osoby w firmie warto uwzględnić jej wpływ na organizację w tym szerszym kontekście.

Jak rozwiązywać konflikty w pracy?

Rozwiązywanie konfliktów w pracy wymaga odpowiedniego podejścia. Plan działania zapewniający długofalowe efekty powinien uwzględniać następujące elementy:

1. Zidentyfikowanie przyczyny konfliktu – bardzo ważne jest określenie, co jest rzeczywistym źródłem problemu. Może się zdarzyć, że konflikt w pracy jest złożoną kwestią i ma więcej niż jedną przyczynę. Przykładowo niedopełnienie obowiązków może wynikać jednocześnie z błędów w komunikacji, jak również z presji czasu i niejasnych zakresów odpowiedzialności.
2. Umożliwienie wszystkim stronom wypowiedzenia się – Warto stworzyć przestrzeń do otwartej rozmowy i poznać punkt widzenia każdej osoby zaangażowanej w pojawiający się konflikt w pracy.
3. Zastosowanie mediacji – Czasem potrzeba osoby trzeciej, by pomogła dojść do porozumienia. Jeśli wypracowanie skutecznego rozwiązania wydaje się odległe, warto zaangażować do pomocy kogoś z innym spojrzeniem. Konflikty między pracownikiem a jego przełożonym pomoże rozwiązać dział HR. W przypadku gorących sporów między marketingiem a sprzedażą albo między wspólnikami może być potrzebna pomoc zewnętrznego podmiotu – firmy doradczej, audytora, specjalista od optymalizacji procesów w przedsiębiorstwach.
4. Skupienie się na rozwiązaniach, a nie na winnych – Ważne jest znalezienie kompromisu.
5. Ustalenie konkretnych kroków naprawczych – Każda strona powinna wiedzieć, co ma robić, by unikać podobnych sytuacji w przyszłości.

Jak zapobiegać konfliktom w pracy?

Lepiej zapobiegać niż leczyć. To prosta zasada, która jest bardzo ważna w biznesie, ponieważ pozwoli zaoszczędzić dużo czasu i pieniędzy. Oto kilka skutecznych metod prewencyjnych:

• Promowanie otwartej komunikacji – zachęcanie pracowników do szczerych rozmów.
• Budowanie pozytywnej atmosfery – zespół w którym ludzie lubią spędzać ze sobą czas jest mniej narażony na konflikt w pracy. Dlatego warto dbać o regularne okazje do nieformalnych spotkań – na przykład imprezy integracyjne albo śniadania firmowe.
• Jasno określone role i zakresy odpowiedzialności – to coś co zapobiega przede wszystkim sporom o podział zadań.
• Szkolenia z zarządzania konfliktami – są potrzebne przede wszystkim dla menedżerów, ale szeregowi pracownicy również mogą wiele z nich wynieść.
• Spotkania feedbackowe – regularne omawianie atmosfery w zespole.
• Dbałość o równowagę między pracą a życiem prywatnym – Pracownicy mniej zestresowani są mniej skłonni do konfliktów.

Podsumowanie – co zrobić, żeby konflikt w pracy nie wymknął się spod kontroli?

Konflikty w pracy są nieuniknione, ale można je skutecznie rozwiązywać i im zapobiegać. Kluczowe jest szybkie reagowanie, otwarta komunikacja i wdrażanie strategii prewencyjnych. HR oraz office managerowie mają tutaj istotną rolę – dbają o atmosferę, wspierają rozwiązywanie konfliktów w pracy i pomagają budować efektywne, współpracujące zespoły.