Komunikacja wewnętrzna dla prawidłowego funkcjonowania organizacji często jest jeszcze ważniejsza niż komunikacja zewnętrzna. Dzięki właściwemu obiegowi informacji procesy mogą przebiegać sprawnie. Dzięki dobrej komunikacji pomiędzy działami i poszczególnymi pracownikami można uniknąć wiele błędów i nieporozumień. Co więcej dobra komunikacja wewnętrzna pozytywnie wpływa na atmosferę w pracy, zaangażowanie pracowników i poczucie docenienia.
Komunikacja wewnętrzna w firmie – co to jest?
Komunikacja wewnętrzna w organizacji to według definicji system zaplanowanych działań mających na celu przepływ informacji do pracowników, żeby budować ich zaangażowanie i lojalność. O komunikacji wewnętrznej często wspomina się przede wszystkim w kryzysowych sytuacjach – przy zmianach właścicielskich, zwolnieniach grupowych i innych burzliwych wydarzeniach. Trzeba jednak pamiętać, że powinien to być proces ciągły, a wszelkie informacje powinny być przekazywane systematycznie a nie dopiero wtedy, gdy zespół jest zaniepokojony dowiadując się o ważnych zmianach na przykład z mediów albo z plotek.
W ramach komunikacji wewnętrznej w formie można przekazywać wiele różnych komunikatów. Elementem komunikacji wewnętrznej mogą być na przykład:
- Informacje o zatrudnieniu nowych pracowników do zespołu, a także o awansach i zmianach stanowisk,
- Informacje o dostępnych świadczeniach, benefitach, planowanych imprezach firmowych i innych wydarzeniach z życia firmy,
- Informowanie o działaniach marketingowych – na przykład udziale firmy w targach i konferencjach, publikacjach prasowych, wywiadach,
- Informacje na temat kondycji finansowej firmy, praz planach związanych z rozwojem i inwestycjami
- Informowanie o zmianach procedur związanych z organizacją pracy
Jak wiadomo komunikacja wewnętrzna jest jednym z kluczowych aspektów w procesie zarządzania zmianą.
Kto tworzy komunikację wewnętrzną w firmie?
Za obieg informacji w firmie odpowiedzialni są w pewnym stopniu wszyscy pracownicy. Największy wpływ na komunikację wewnętrzną ma ścisłe kierownictwo firmy. Często w tworzenie komunikacji wewnętrznej zaangażowany jest działa marketingu lub dział komunikacji i PR. Kluczową rolę odgrywa także kadra średniego szczebla – kierownicy działów i małych zespołów, którzy lepiej lub gorzej przekazują wiedzę swoich podwładnym, szeregowym pracownikom firmy.
Komunikacja wewnętrzna – przykłady
W każdej organizacji może być wiele informacji do zakomunikowania. Na przykład, gdy firma rozpoczyna regularne dostawy owoców do biura, warto poinformować pracowników o tym fakcie i zachęcić do korzystania z przekąsek. Pracownicy powinni czy benefit im przysługuje i jak prawidłowo z niego korzystać. W tym przypadku w ramach komunikacji pracownicy powinni znać częstotliwość dostaw (czy owoce dostaną codziennie czy w wybrane dni), a także wiedzieć kiedy i gdzie znajdą skrzynki z owocami i ile owoców im przysługuje (czasem pojawia się informacja, żeby wziąć jeden owoc, aby starczyło także dla innych).
Cele komunikacji wewnętrznej
Podobnie jak zewnętrzna komunikacja skierowana do Klientów, partnerów biznesowych czy otoczenia konkurencyjnego, komunikacja wewnętrza powinna mieć zdefiniowane cele. Dlatego do skutecznego działania potrzebna jest strategia komunikacji wewnętrznej. Krótko mówiąc, tworząc komunikaty i dobierając narzędzia do przekazywania informacji trzeba wiedzieć, jaki chcemy osiągnąć efekt.
Chcąc stworzyć dobrą komunikację wewnętrzną można stawiać sobie takie cele jak:
- większe zaangażowanie pracowników,
- większy poziom satysfakcji z pracy i mniejsza rotacja pracowników,
- szybsze podejmowanie decyzji,
- usprawnienie procesów związanych z produkcją lub obsługą Klienta,
- oszczędzenie czasu marnowanego na niepotrzebne spotkania,
- poprawienie atmosfery w zespole.
Dobrze jeśli przyjęte cele będą mierzalne, a ich realizację uda się obiektywnie zweryfikować na przykład poprzez ankiety dla pracowników.
Jakie są kanały komunikacji wewnętrznej?
System komunikacji wewnętrznej zazwyczaj składa się z wielu elementów, ponieważ komunikacja przebiega na różnych szczeblach. Mając strategię oraz cele komunikacji wewnętrznej, można przystąpić do wyboru odpowiednich narzędzi. To, jakie kanały komunikacji wewnętrznej będą właściwe w dużej mierze zależy od przyjętej strategii, a także kultury organizacyjnej firmy, jej wielkości, styl zarządzania czy specyfiki branży.
Chcą skutecznie komunikować się ze swoimi pracownikami można korzystać z takich kanałów jak:
- wewnętrzne newslettery, listy mailowe, na które cyklicznie trafiają najważniejsze informacje,
- intranet,
- blog firmowy,
- spotkania w formie wideokonferencji np. na Zoom albo Teams,
- wewnętrzne komunikatory do przekazywania wiadomości tekstowych między pracownikami,
- firmowe media społecznościowe – Linkedin, Facebook, Instagram,
- przekazywanie informacji podczas bezpośrednich spotkań, zebrań, wyjazdów firmowych,
- gazetki firmowe,
- plakaty, i ulotki,
- informacje wywieszane w gablotach, na tablicy ogłoszeń, na ekranach multimedialnych na terenie firmy.
Jak widać wybór narzędzie jest bardzo szeroki. To jakie dobrać w dużej mierze zależy od specyfiki firmy i tego, z jakich narzędzi mogą korzystać pracownicy. W przestrzeni biurowej, gdzie wszyscy na co dzień korzystają z firmowej poczty e-mail rzeczywiście newslettery mają sens. Co innego, jeśli większość załogi nie korzysta z maila. Chcąc dobrze dobrać kanały komunikacji wewnętrznej trzeba brać pod uwagę specyfikę pracy w danym dziale / na danych stanowisku, wiek pracowników, ich przyzwyczajenia, styl życia. Inne kanały komunikacji stosuje się w startupach, w korporacjach, w agencjach i w firmach rodzinnych.
Pracując w środowisku międzynarodowym należy uwzględnić także inne bariery wewnętrzne w komunikacji – różnice kulturowe, znajomość języków, funkcjonowanie w różnych strefach czasowych itd.
Szukając specjalisty od komunikacji wewnętrznej warto brać pod uwagę w jakich firmach kandydat pracował do tej pory i czy ich struktura przynajmniej w pewnym stopniu odpowiada warunkom w których funkcjonował poprzednio.
Audyt komunikacji wewnętrznej – czy warto go przeprowadzić?
Przeprowadzenie audytu może ujawnić najważniejsze bariery wewnętrzne w komunikacji. Czasami zewnętrzny audytor może dostrzec przyczyny problemów, z których wieloletni pracownicy nie zdawali sobie sprawy. Audyt komunikacyjny jest dużym i kosztownym przedsięwzięciem. Można traktować to działanie w kategoriach inwestycji, licząc na to, że szybko się zwróci. Pamiętaj jednak, że oprócz angażowania specjalistów z zewnątrz, potrzebny będzie także czas współpracujących pracowników w ramach organizacji.
Komunikacja wewnętrza – podsumowanie
Komunikacja zewnętrza do Klientów, mediów czy inwestorów często budzi żywe zainteresowanie zarządu. Jednak informacje przekazywane do obecnych pracowników są równie ważne. Osoby odpowiedzialne za komunikację wewnętrzną i zewnętrzną powinny ze sobą ściśle współpracować, aby obraz firmy w oczach pracowników i ten przekazywany do innych były spójne i tworzyły logiczną całość. Dobra komunikacja wewnętrzna może wspierać employer branding, sprawny onboarding pracownika i wiele innych procesów. Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna muszą działać prawidłowo, żeby firma mogła osiągać sukcesy. Dbając o oba te obszary zdecydowanie łatwiej o spełnienie celów biznesowych.
