Efektywność pracowników jest jednym z kluczowych wskaźników decydujących o osiąganiu celów biznesowych firmy. Bez efektywnie działającego zespołu trudno osiągnąć sukces. Dlatego tak ważne jest, aby oprócz określenia strategii biznesowej i stworzenia konkurencyjnych usług czy produktów, pamiętać też o mierzeniu efektywności. Bez tego trudno określić czy na pewno przedsiębiorstwo podąża we właściwym kierunku.
Czym jest efektywność pracy? Definicja!
Efektywność to rezultat podjętych działań, opisany relacją uzyskanych efektów do poniesionych nakładów. Oznacza najlepsze efekty produkcji, dystrybucji, sprzedaży czy promocji, uzyskane jak najniższym kosztem. Warto wspomnieć, że efektywność pracowników jest czymś innym niż efektywność samej organizacji. Firma może działać w bardziej wydajny sposób i osiągać lepsze rezultaty dzięki inwestycjom w nowocześniejszy sprzęt, rozbudowę floty samochodowej, zwiększenie powierzchni magazynowej czy zwiększenie możliwości produkcyjnych albo sprzedażowych poprzez wzrost zatrudnienia.
Często jednak okazuje się, że konkurujące ze sobą firmy dysponują podobnymi możliwościami, a osiągają zupełnie inne rezultaty. Tu może mieć znaczenie czynnik ludzki czyli efektywność konkretnych pracowników, zespołów i działów w firmie.
Co to znaczy, że efektywność pracowników jest niska?
O niskiej efektywności możemy mówić w sytuacji, gdy nie są osiągane zakładane cele mimo posiadania odpowiednich zasobów ludzkich. Warto natomiast podkreślić, że wyznaczone normy nie powinny być uznaniowe, a wynikać z konkretnych przesłanek. Często jako punkt odniesienia przyjmuje się wyniki z poprzednich lat czy poprzednich miesięcy.
Najprostszą miarą efektywności jest czas pracy. Jeśli pracownik przychodzi do pracy punktualnie i skupia się na swoich zadaniach przez 8 godzin to zakłada się, że pracuje efektywniej niż jego kolega, który notorycznie się spóźnia, opuszcza stanowisko pracy przed czasem, a także często korzysta z urlopów czy zwolnień lekarskich. To podejście jest jednak mocno anachroniczne. Warto bowiem pamiętać o tym, że sama obecność w pracy jeszcze nie oznacza, że efektywność pracowników jest na wysokim poziomie.
Niski poziom efektywności pracowników i całej organizacji może wynikać z marnotrawstwa. Mowa tutaj o angażowaniu się w czynności, które nie przekładają się na osiąganie wartości dla przedsiębiorstwa i dla Klienta końcowego, który jest skłonny zapłacić za efekty pracy w formie produktu czy usługi.
Czym jest marnotrawstwo?
Marnotrawstwem dla organizacji może być na przykład:
- nadprodukcja,
- zbędny transport,
- błędy i wady jakościowe,
- nadmierne przetwarzanie,
- długie okresy bezczynności związane z oczekiwaniem na zasoby czy przedłużające się procesy decyzyjne.
A co jeśli uważamy, że procesy są dobrze zoptymalizowane, ale wciąż praca nie jest efektywna? W takiej sytuacji warto poszukać narzędzi do pomiaru efektywności pracy.
Samo mierzenie efektów jest stosunkowo łatwe. Wyznaczone mierzalne cele to na przykład:
- wielkość sprzedaży,
- liczba pozyskanych kontaktów,
- liczba reklamacji,
- liczba wykonanych telefonów,
- zasięg reklam,
- liczba błędów i usterek itd.
Co jednak z samym procesem, czyli tym, czym konkretnie zajmują się wszyscy pracownicy?
Pomiar efektywności pracy – metody i wnioski
Od lat znane są metody obserwacji pracowników takie jak fotografia dnia pracy czy badanie migawkowe. Sprowadzają się one do obserwowania i notowania co robi pracownik, ile zajmuje to czasu i czy dana czynność jest produktywna. Dzięki tym metodom można zaobserwować na przykład, że pracownik zajmuje się w dniu pracy prywatnymi sprawami albo pracą, którą powinien wykonywać ktoś w innym dziale.
Metody tego typu przez lata były doskonalone. Dziś efektywny czas pracy można mierzyć także w zautomatyzowany sposób stosując różnego rodzaju aplikacje badające kliknięcia, odwiedzone strony, czas działania w konkretnych programach itd. Takie badania umożliwiają wyselekcjonowanie zbędnych czynności czy wyłapanie problemów z decyzyjnością czy nachodzącymi na siebie obowiązkami pracowników w różnych działach.
Innym sposobem na mierzenie aktywności są różnego rodzaju wywiady i audyty. W trakcie rozmów można zdobyć wiele przydatnych informacji, które pomogą w sprawniejszym zorganizowaniu pracy. Szczere rozmowy mogą wykazać wiele potencjalnych problemów związanych ze środowiskiem pracy. Jakich?
- Brak odpowiednich narzędzi do pracy – na przykład mało wydajne komputery, niska przepustowość sieci Wi-Fi, psująca się drukarka, brak telefonów służbowych, inne awarie lub niedobory sprzętu.
- Brak koncentracji – problemem może być chociażby hałas, zbyt niska albo zbyt wysoka temperatura, brak ergonomicznych mebli.
- Brak umiejętności miękkich wśród pracowników – to może być chociażby deficyt kompetencji menedżerskich u osób zarządzających czy brak umiejętności pracy w grupie.
Jak zwiększyć efektywność pracy?
W okresie intensywnego rozwoju przemysłu kapitaliści stosowali raczej proste środki mające na celu zwiększenie efektywności i co za tym idzie maksymalizację swoich zysków. Najlepszym sposobem na obniżenie kosztów przy zachowaniu tej samej wielkości produkcji było obniżenie płac. Drugi z prostych sposobów mniej więcej sprzed 200 lat to wydłużenie czasu pracy przy zachowaniu tego samego wynagrodzenia. W ten sposób ludzie mogli pracować dłużej i wytwarzać więcej dóbr.
Dziś takie metody są raczej odległym wspomnieniem, ponieważ rozwój związków zawodowych czy regulacji prawych z zakresu prawa pracy skutecznie utrudnia zwiększanie efektywności kosztem pracowników. Prawa pracownicze takie jak 8-godzinny dzień pracy czy płatne nadgodziny sprawiają, że pomysłów na zwiększenie efektywności trzeba szukać gdzie indziej. I bardzo dobrze!
Co dzisiaj może wpływać na efektywność pracy?
- Atrakcyjne wynagrodzenie
To główny czynnik wpływający na efektywność pracowników. Wynagrodzenie finansowe obejmujące podstawową płacę i premie przekłada się na większą motywację. Stąd popularność powszechnie znanych prawd – „jaka płaca taka praca”. Trudno mówić o efektywności pracowników, jeśli nie są odpowiednio wynagradzani. A zatem chcąc podnosić efektywność należy oferować im atrakcyjne wynagrodzenie niemniejsze niż konkurencja.
Nie jest to jednak jedyny istotny aspekt. W pewnych sytuacjach zwiększenie wynagrodzenie nie przekłada się wcale na zwiększenie efektywności lub podnosi efektywność tylko na jakiś czas albo w niewielkim zakresie. Nie jest to bowiem narzędzie, które będzie działać wiecznie i za każdym razem. - Benefity pozapłacowe
Pod tym pojęciem kryją się wszystkie inne korzyści z pracy i udogodnienia inne niż pieniądze. Benefitem jest karta sportowa, pakiet prywatnej opieki medycznej, darmowe owoce w pracy, służbowy samochód itd. Brak benefitów może być powodem zmiany pracodawcy na takiego, który te benefity zapewni. A rotacja pracowników w firmie jak wiadomo nie sprzyja efektywności! Z myślą o zmotywowaniu do podjęcia zatrudnienia w firmach stosuje się wiele pozornie nieoczywistych benefitów jak masaże biurowe czy opieka weterynaryjna dla zwierząt domowych. - Identyfikacja z misją firmy i jej wartościami
Łatwiej dawać z siebie więcej, gdy pracownik wierzy w to co robi. Dlatego często wyższy poziom efektywności można zaobserwować w tych organizacjach, które prowadzą działania proekologiczne, angażują się w CSR, są transparentne i konsekwentne w tym co robią. - Poczucie docenienia
Rzadko angażujemy się w pracę, gdy widzimy, że nie jest ona doceniana. Oprócz odpowiedniego wynagrodzenia pracownicy chcą wiedzieć, że docenia się efekty ich starań. Dlatego tak ważne jest podziękowanie za wykonanie wymagającego zadania, pochwała albo w rozmowie indywidualnej albo na forum zespołu, a także upominki. Wielu pracowników czuje się doceniania gdy otrzymują na przykład paczki na święta jako nagrodę za swój wkład w rozwój organizacji. - Atmosfera w pracy
Wszyscy pracujemy lepiej, gdy wykonywanie obowiązków przynosi satysfakcję. Złe relacje ze współpracownikami i przełożonymi, stres, brak komfortu w pracy – to wszystko odbija się na efektywności. Dlatego tak ważne jest, aby dbać o atmosferę i na poziomie całej firmy i konkretnych działów czy zespołów. Jeśli weźmiemy to pod uwagę, to na spotkania integracyjne będzie można patrzyć w zupełnie innym kontekście – to nie zbędny koszt tylko inwestycja, która może przełożyć się na większą efektywność. - Szkolenia
Do podnoszenie efektywności potrzebne jest podnoszenie swoich kwalifikacji. Dzięki odpowiedniemu przeszkoleniu i nabyciu nowych umiejętności może pracować szybciej i dokładniej, popełniać mniej błędów, usprawniać procesy i osiągać więcej. A zatem chcąc podnieść efektywność pracowników dobrze jest zaplanować odpowiednią ścieżkę szkoleń wewnętrznych i zewnętrznych. Bardzo ważne jest tutaj odpowiednie wdrożenie – tak zwany onboarding w pierwszych dniach w pracy. - Ścieżka kariery
Na motywację do efektywnej pracy wpływa także perspektywa rozwoju i awansu na wyższe stanowiska. Gdy pracownik wie dokładnie, co musi zrobić, aby piąć się po szczeblach kariery, chętniej będzie angażował się w woje zadania. Odwrotnie jeśli zasady awansu będą niejasne lub uznawane przez pracownika za niesprawiedliwe. - Zdrowie pracowników
To oczywiste, że ludzie mogą efektywnie pracować, gdy są zdrowi. Problemy zdrowotne pracowników przekładają się zatem na wydajność firmy. Pracodawcy którzy to rozumieją prowadzą zatem świadomie programy prozdrowotne, programy żywieniowe czy programy wsparcia zdrowia psychicznego.
Efektywność pracowników – jak robić to dobrze?
To główne czynniki wpływające na efektywność pracy. Jak widać poza samą wysokością wynagrodzenia jest ich całkiem sporo. Zwiększanie efektywności pracowników to niełatwe zadanie z którą muszą radzić sobie wspólnie działy HR i menedżerowie na różnych szczeblach.
Dziś wiadomo, że zasoby ludzkie należy traktować inaczej niż zasoby materiałowe, a zatem myśleć o szeroko pojętym wellbeingu długoterminowo. Takie podejście się opłaca i w dobie takich zjawisk jak wielka fala odejść czy cicha rezygnacja będzie jedynym słusznym. Zwiększanie efektywności kosztem zdrowia fizycznego czy psychicznego pracowników jest drogą donikąd.
